AI‑automatisering · Artsenpraktijken AI in de zorg voor artsen en artsenpraktijken: welke administratie te automatiseren is en wat bij artsen blijft

Gebruikelijke processen in een artsenpraktijk

Dit zijn gebruikelijke processen, geen klantprojecten. In elk proces bereidt de AI voor en controleert iemand uit het team. Klinische beslissingen maken nooit deel uit van de automatisering.

1. Afspraakverzoeken en oproepen voor vervolgafspraken

Verzoeken komen binnen via telefoon, e-mail, webformulier en berichtendiensten. Het balieteam leest elk verzoek, bepaalt het passende afspraaktype en controleert de agenda.

• Invoer: een verzoek via e-mail, webformulier of berichtendienst.
• AI bereidt voor: leest de reden in de woorden van de patiënt, koppelt deze aan de afspraaktypen die de praktijk heeft vastgelegd, stelt afspraken voor en maakt een conceptbevestiging of een vervolgvraag over ontbrekende gegevens. Berichten met door de praktijk vastgelegde waarschuwingswoorden gaan direct naar een mens. De AI beslist nooit zelf over de urgentie.
• Het team controleert: elk gemarkeerd bericht en elk verzoek dat buiten de regels valt. De praktijk bepaalt welke eenvoudige verzoeken zonder controle mogen worden geboekt.
• Uitvoer: een afspraakvoorstel of conceptantwoord in de taal van de praktijk.

2. Binnenkomende documenten en uitslagen

Ziekenhuisbrieven, laboratoriumuitslagen en rapporten komen binnen per post, e-mail en via gespecialiseerde diensten. Iemand sorteert ze, koppelt ze aan de patiënten en stuurt ze door ter beoordeling.

• Invoer: gescande of elektronische documenten.
• AI bereidt voor: herkent patiënt, documenttype, afzender en datum, koppelt het document aan het dossier en stelt voor het door te sturen met een samenvatting in één zin.
• De arts controleert: een arts neemt elke uitslag en elke brief door en regelt wat nodig is. De AI markeert een uitslag nooit als zonder afwijkingen en slaat die nooit op als ‘geen actie nodig’.
• Uitvoer: het document in het juiste dossier, doorgestuurd naar de juiste persoon.

3. Brieven op basis van dictaten

Verwijzingen, rapporten voor verzekeraars en ontslagbrieven worden na het spreekuur opgesteld, vaak laat op de dag.

• Invoer: een gedicteerde notitie of, als de patiënten zijn geïnformeerd, een opgenomen consult, plus het bestaande dossier.
• AI bereidt voor: een gestructureerd concept in het sjabloon van de praktijk, met medicatie en gegevens uit het dossier en gemarkeerde onzekere passages.
• De arts controleert: de volledige tekst, corrigeert deze en ondertekent.
• Uitvoer: de brief in het dossier, klaar voor verzending.

4. Formulieren en voorbereiding van declaraties

Formulieren voor verzekeraars, particuliere facturen en aanvragen bij betalende instanties bevatten steeds dezelfde gegevens uit het dossier.

• Invoer: de dossiergegevens die de arts heeft vrijgegeven voor de declaratie.
• AI bereidt voor: vult het formulier in, controleert de volledigheid aan de hand van de eisen van de betalende instantie en vermeldt wat ontbreekt.
• Arts en team controleren: de arts kiest de diagnoses en declaratiecodes, waarna een bevoegd teamlid de stukken indient.
• Uitvoer: een ingevuld formulier of een conceptfactuur.

Wat bij de artsen blijft en wat we niet doen

• Diagnose, urgentiebeoordeling en behandeling: de AI voert geen klinische beoordeling uit en geeft patiënten geen medisch advies.
• De grens met een medisch hulpmiddel: software die bedoeld is voor diagnoses, behandelbeslissingen of een eerste beoordeling van patiënten, is gereguleerd als medisch hulpmiddel. We bouwen tools voor de administratie, geen software voor medische doeleinden.
• Uitslagen en voorschriften: worden altijd door artsen doorgenomen en ondertekend.
• Chat voor patiënten: beantwoordt organisatorische vragen, zoals openingstijden of het verloop van een aanvraag voor een herhaalrecept, zegt duidelijk dat het AI is en verwijst bij alles wat klinisch klinkt naar het telefoonnummer van de praktijk of het alarmnummer.
• Beslissingen over personen: we bouwen geen systemen voor de beoordeling of selectie van patiënten of medewerkers. Zulke systemen hebben volgens Bijlage III van de AI‑verordening een hoog risico. Zie risicoklassen.

Regels voor gezondheidsgegevens

Geheimhouding van patiëntinformatie is overal de kernverplichting. De tabel noemt ter oriëntatie de belangrijkste bronnen per land.

In de hele EU zijn gezondheidsgegevens bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens Art. 9 AVG. De Britse AVG is vergelijkbaar. Nieuwe AI‑tools die zulke gegevens verwerken, vereisen doorgaans een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Art. 35), en Art. 28 vereist een verwerkersovereenkomst met elke aanbieder. Art. 22 beperkt beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Software met een medisch beoogd doel is volgens Verordening (EU) 2017/745 een medisch hulpmiddel. Producten op basis van AI die een beoordeling door een aangemelde instantie vereisen, vallen volgens de AI‑verordening onder hoog risico. Chatbots moeten duidelijk maken dat zij AI zijn (Art. 50). Dit overzicht biedt algemene informatie en is geen juridisch advies. Controleer de actuele teksten bij uw artsenorde en uw functionaris voor gegevensbescherming.

Systemen die u waarschijnlijk gebruikt

Duitse praktijken gebruiken praktijkbeheersystemen zoals CGM M1 PRO, medatixx of Medistar en de telematica-infrastructuur met KIM. In Oostenrijk is ELGA het nationale gezondheidsdossier. In het Verenigd Koninkrijk werken praktijken meestal met EMIS Web, SystmOne of Vision en gebruiken zij Accurx of Docman voor berichten en documenten. Wij maken koppelingen via de interfaces die deze systemen bieden en werken ernaast waar die ontbreken. De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap.

Hoe AI‑assistenten antwoorden wanneer patiënten zoeken

Patiënten vragen ChatGPT, Gemini of de AI‑overzichten van Google naar ‘een huisarts bij mij in de buurt die nog plek heeft’ of ‘een tandarts voor angstige patiënten’. De assistent gebruikt de praktijkwebsite, het Google-bedrijfsprofiel, gidsen, registervermeldingen, toezichtrapporten en reviews. Voor gezondheidsinformatie gelden hogere eisen aan deskundigheid en vertrouwen. Daarom zijn bij naam genoemde artsen, kwalificaties en bronnen van belang.

• Een pagina per dienst: voor wie de dienst is, hoe deze verloopt, wie deze uitvoert en wat patiënten moeten meenemen.
• Artsen bij naam noemen met hun registratie: alleen titels en kwalificaties die zij daadwerkelijk voeren.
• Overal dezelfde gegevens: naam, adres, openingstijden en diensten zijn gelijk op de website, het Google-bedrijfsprofiel en in gidsen.
• Op reviews reageren zonder details: reacties bevestigen nooit dat iemand patiënt is.

Onze gids SEO voor tandartsen en artsenpraktijken behandelt de details, ook de reclameregels.

Is automatisering de moeite waard? Acht vragen

1. Besteedt de receptie een groot deel van de dag aan steeds dezelfde soort afspraakaanvragen?
2. Wordt de inkomende post handmatig gesorteerd en aan patiënten gekoppeld?
3. Typen artsen laat op de dag brieven die grotendeels uit gegevens uit het dossier bestaan?
4. Worden formulieren voor verzekeraars of facturen telkens opnieuw ingevuld met dezelfde gegevens?
5. Wachten patiënten op een antwoord doordat berichten zich opstapelen?
6. Is er een schriftelijke regel over welke patiëntgegevens in welke tool mogen worden ingevoerd?
7. Controleert een arts elke bevinding en elke brief voordat deze als afgehandeld geldt?
8. Kunt u een taak noemen waarbij alleen al een concept ter controle tijd zou besparen?

Drie of meer ja-antwoorden wijzen meestal op een proces dat het testen waard is. De vragen 6 en 7 zijn de voorwaarden.