Automatisation par l’IA · Cabinets médicaux IA en santé pour les médecins et les cabinets médicaux : ce qui peut être automatisé et ce qui reste du ressort des médecins

Les processus courants dans un cabinet médical

Il s’agit de processus courants, et non de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail et un membre de l’équipe vérifie. Les décisions cliniques ne font jamais partie de l’automatisation.

1. Demandes de rendez-vous et rappels de suivi

Les demandes arrivent par téléphone, e-mail, formulaire en ligne et messagerie. Le secrétariat les examine une à une, détermine le type de rendez-vous adapté et consulte le calendrier.

• Entrée : une demande reçue par e-mail, formulaire en ligne ou messagerie.
• L’IA prépare : elle lit le motif tel que le patient l’a formulé, l’associe aux types de rendez-vous définis par le cabinet, propose des créneaux et rédige un projet de confirmation ou une demande de précisions pour les informations manquantes. Les messages contenant des termes d’alerte définis par le cabinet sont immédiatement transmis à une personne. L’IA ne décide jamais seule du degré d’urgence.
• L’équipe vérifie : chaque message signalé et chaque demande qui sort des règles définies. Le cabinet décide quelles demandes simples peuvent donner lieu à une réservation sans vérification.
• Résultat : une proposition de rendez-vous ou un projet de réponse dans la langue du cabinet.

2. Documents et résultats d’examens reçus

Les courriers hospitaliers, les résultats de laboratoire et les comptes rendus arrivent par courrier, e-mail et services spécialisés. Une personne les trie, les associe aux patients et les transmet pour examen.

• Entrée : des documents numérisés ou électroniques.
• L’IA prépare : elle identifie le patient, le type de document, l’expéditeur et la date, classe le document dans le dossier et propose de le transmettre avec une synthèse en une phrase.
• Le médecin vérifie : un médecin examine chaque résultat et chaque courrier, puis prend les mesures nécessaires. L’IA ne marque jamais un résultat comme « sans anomalie » et ne le classe jamais comme « aucune mesure à prendre ».
• Résultat : le document est classé dans le bon dossier et transmis à la bonne personne.

3. Courriers à partir de dictées

Les courriers d’orientation, les rapports destinés aux assureurs et les lettres de sortie sont rédigés après les consultations, souvent en fin de journée.

• Entrée : une note dictée ou, si les patients en ont été informés, l’enregistrement d’une consultation, ainsi que le dossier existant.
• L’IA prépare : un brouillon structuré dans le modèle du cabinet, avec le traitement médicamenteux et les données du dossier, en signalant les passages incertains.
• Le médecin vérifie : l’intégralité du texte, le corrige et le signe.
• Résultat : le courrier versé au dossier et prêt à être envoyé.

4. Formulaires et préparation de la facturation

Les formulaires destinés aux assureurs, les factures privées et les demandes aux organismes payeurs reprennent les mêmes données du dossier.

• Entrée : les éléments du dossier dont le médecin a autorisé l’utilisation pour la facturation.
• L’IA prépare : elle remplit le formulaire, vérifie qu’il est complet au regard des exigences de l’organisme payeur et liste les éléments manquants.
• Le médecin et l’équipe vérifient : le médecin choisit les diagnostics et les codes de facturation, puis une personne habilitée de l’équipe transmet le document.
• Résultat : un formulaire rempli ou une facture à l’état de brouillon.

Ce qui reste du ressort des médecins et ce que nous ne faisons pas

• Diagnostic, évaluation de l’urgence et traitement : l’IA ne porte aucun jugement clinique et ne donne pas de conseils médicaux aux patients.
• La frontière avec le dispositif médical : un logiciel destiné au diagnostic, aux décisions de traitement ou à l’évaluation initiale des patients est réglementé comme dispositif médical. Nous développons des outils administratifs, pas des logiciels à finalité médicale.
• Comptes rendus médicaux et prescriptions : ils sont toujours relus et signés par des médecins.
• Chat pour les patients : il répond aux questions d’organisation, comme les horaires d’ouverture ou la procédure de renouvellement d’ordonnance, indique clairement qu’il s’agit d’une IA et renvoie vers le numéro de téléphone du cabinet ou les urgences dès qu’une question semble clinique.
• Décisions concernant des personnes : nous ne développons pas de systèmes d’évaluation ou de sélection des patients ou des employés. Ces systèmes sont à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA, voir les catégories de risque.

Règles applicables aux données de santé

La confidentialité des informations sur les patients est partout une obligation fondamentale. Le tableau présente les principales sources par pays, à titre indicatif.

Dans toute l’UE, les données de santé constituent des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’Art. 9 du RGPD, et le RGPD britannique prévoit des dispositions similaires. Les nouveaux outils d’IA qui les traitent nécessitent généralement une analyse d’impact relative à la protection des données (Art. 35), et l’Art. 28 impose un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur. L’Art. 22 limite les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Un logiciel à finalité médicale est un dispositif médical au sens du règlement (UE) 2017/745, et les produits reposant sur l’IA qui nécessitent une évaluation par un organisme notifié sont à haut risque selon le règlement sur l’IA. Les chatbots doivent indiquer qu’ils sont des IA (Art. 50). Ce résumé fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez les textes en vigueur auprès de votre ordre des médecins et de votre délégué à la protection des données.

Les systèmes que vous utilisez probablement

Les cabinets allemands utilisent des logiciels de gestion comme CGM M1 PRO, medatixx ou Medistar, ainsi que l’infrastructure télématique avec KIM. En Autriche, ELGA est le dossier de santé national. Au Royaume-Uni, les cabinets travaillent généralement avec EMIS Web, SystmOne ou Vision et utilisent Accurx ou Docman pour les messages et les documents. Nous nous connectons aux interfaces proposées par ces systèmes et travaillons à côté lorsqu’il n’y en a pas. Ces noms sont cités à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat.

Comment les assistants IA répondent aux recherches des patients

Les patients demandent à ChatGPT, à Gemini ou aux aperçus IA de Google « un médecin généraliste près de chez moi qui accepte de nouveaux patients » ou « un dentiste pour les patients anxieux ». L’assistant s’appuie sur les pages du cabinet, la fiche d’établissement Google, les annuaires, les inscriptions aux registres, les rapports des autorités de contrôle et les avis. Les contenus de santé sont soumis à des exigences plus élevées en matière d’expertise et de confiance : les médecins nommément identifiés, les qualifications et les sources comptent donc.

• Une page par prestation : à qui elle s’adresse, comment elle se déroule, qui la réalise et ce qu’il faut apporter.
• Des médecins nommément identifiés avec leur inscription professionnelle : uniquement les titres et qualifications effectivement détenus.
• Les mêmes informations partout : nom, adresse, horaires d’ouverture et prestations identiques sur le site, la fiche d’établissement Google et les annuaires.
• Répondre aux avis sans donner de détails : les réponses ne confirment jamais qu’une personne est patiente du cabinet.

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L’automatisation en vaut-elle la peine ? Huit questions

1. L’accueil passe-t-il une grande partie de la journée à traiter des demandes de rendez-vous similaires ?
2. Le courrier entrant est-il trié à la main et rattaché aux patients ?
3. Les médecins rédigent-ils en fin de journée des courriers constitués en grande partie de données du dossier ?
4. Les formulaires pour les assureurs ou les factures sont-ils remplis à répétition à partir des mêmes éléments ?
5. Les patients attendent-ils une réponse parce que les messages s’accumulent ?
6. Existe-t-il une règle écrite définissant quelles données des patients peuvent être utilisées dans chaque outil ?
7. Un médecin relit-il chaque compte rendu médical et chaque courrier avant qu’ils soient considérés comme terminés ?
8. Pouvez-vous citer une tâche pour laquelle une première version à vérifier ferait déjà gagner du temps ?

Trois réponses positives ou plus indiquent généralement qu’un processus mérite d’être testé. Les questions 6 et 7 sont les prérequis.