Automazione con l’IA · Studi medici AI healthcare per medici e studi medici: cosa si può automatizzare e cosa resta ai medici

Processi tipici di uno studio medico

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ognuno l’IA prepara il lavoro e una persona del team lo verifica. Le decisioni cliniche non rientrano mai nell’automazione.

1. Richieste di appuntamento e richiami

Le richieste arrivano per telefono, e-mail, modulo web e app di messaggistica. La segreteria le esamina tutte, individua il tipo di appuntamento adatto e verifica il calendario.

• In ingresso: una richiesta via e-mail, modulo web o app di messaggistica.
• L’IA prepara: legge il motivo espresso con le parole dei pazienti, lo associa ai tipi di appuntamento definiti dallo studio, propone date e orari e prepara una bozza della conferma o della richiesta di informazioni mancanti. I messaggi che contengono i termini di allerta stabiliti dallo studio vengono inoltrati subito a una persona. L’IA non decide mai autonomamente il grado di urgenza.
• Il team verifica: ogni messaggio segnalato e ogni richiesta che esula dalle regole. Lo studio decide per quali richieste semplici è consentita la prenotazione senza verifica.
• In uscita: una proposta di appuntamento o una bozza di risposta nella lingua dello studio.

2. Documenti e referti in arrivo

Le lettere ospedaliere, i referti di laboratorio e le relazioni arrivano per posta, e-mail e tramite servizi dedicati. Una persona li smista, li associa ai pazienti e li inoltra per la revisione.

• In ingresso: documenti scansionati o elettronici.
• L’IA prepara: riconosce il paziente, il tipo di documento, il mittente e la data, associa il documento alla cartella clinica e propone l’inoltro con una sintesi in una frase.
• Il medico verifica: un medico esamina ogni referto e ogni lettera e dispone quanto necessario. L’IA non contrassegna mai un referto come privo di anomalie e non lo archivia mai come «nessun intervento necessario».
• In uscita: il documento nella cartella clinica corretta, inoltrato alla persona giusta.

3. Lettere a partire da dettati

Le impegnative, le relazioni per le assicurazioni e le lettere di dimissione vengono redatte dopo le visite, spesso a fine giornata.

• Input: una nota dettata oppure, se i pazienti sono stati informati, una visita registrata, insieme alla cartella esistente.
• L’IA prepara: una bozza strutturata nel modello dello studio, con la terapia farmacologica e i dati della cartella, segnalando i passaggi incerti.
• Il medico verifica: l’intero testo, lo corregge e lo firma.
• Risultato: la lettera inserita nella cartella e pronta per l’invio.

4. Moduli e preparazione della fatturazione

I moduli per le assicurazioni, le fatture per prestazioni private e le richieste agli enti pagatori riprendono sempre gli stessi dati della cartella.

• Input: le informazioni della cartella che il medico ha autorizzato a utilizzare per la fatturazione.
• L’IA prepara: compila il modulo, ne verifica la completezza rispetto ai requisiti dell’ente pagatore ed elenca ciò che manca.
• Il medico e il personale verificano: il medico sceglie diagnosi e codici di fatturazione, poi una persona autorizzata del personale presenta il documento.
• Risultato: un modulo compilato o una fattura in bozza.

Cosa resta ai medici e cosa non facciamo

• Diagnosi, valutazione dell’urgenza e trattamento: l’IA non formula valutazioni cliniche e non fornisce consigli medici ai pazienti.
• Il confine con il dispositivo medico: un software destinato alla diagnosi, alle decisioni terapeutiche o alla valutazione iniziale dei pazienti è regolamentato come dispositivo medico. Sviluppiamo strumenti amministrativi, non software con finalità mediche.
• Referti e prescrizioni: vengono sempre riletti e firmati dai medici.
• Chat per i pazienti: risponde a domande organizzative, come gli orari di apertura o la procedura per richiedere il rinnovo di una ricetta, dichiara chiaramente di essere un’IA e, per qualsiasi questione che sembri clinica, rimanda al numero di telefono dello studio o ai servizi di emergenza.
• Decisioni sulle persone: non sviluppiamo sistemi di valutazione o selezione di pazienti o dipendenti. Questi sistemi sono ad alto rischio secondo l’allegato III del regolamento sull’IA; si vedano le classi di rischio.

Regole per i dati sanitari

La riservatezza delle informazioni sui pazienti è ovunque un obbligo fondamentale. La tabella indica le principali fonti per Paese, a titolo orientativo.

In tutta l’UE, i dati sanitari sono categorie particolari di dati personali ai sensi dell’Art. 9 GDPR, e il GDPR britannico prevede disposizioni simili. I nuovi strumenti di IA che li trattano richiedono generalmente una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (Art. 35), e l’Art. 28 impone un accordo sul trattamento dei dati con ogni fornitore. L’Art. 22 limita le decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato. Un software con finalità mediche è un dispositivo medico ai sensi del regolamento (UE) 2017/745, e i prodotti basati sull’IA che richiedono una valutazione da parte di un organismo notificato sono ad alto rischio secondo il regolamento sull’IA. I chatbot devono dichiarare di essere sistemi di IA (Art. 50). Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Verifichi i testi aggiornati presso il Suo ordine dei medici e il Suo responsabile della protezione dei dati.

Sistemi che probabilmente utilizza

Gli studi tedeschi utilizzano gestionali come CGM M1 PRO, medatixx o Medistar e l’infrastruttura telematica con KIM. In Austria, ELGA è il fascicolo sanitario nazionale; nel Regno Unito gli studi lavorano generalmente con EMIS Web, SystmOne o Vision e utilizzano Accurx o Docman per messaggi e documenti. Ci colleghiamo tramite le interfacce offerte da questi sistemi e lavoriamo al loro fianco quando non ne esistono. I nomi sono citati a titolo orientativo e non indicano una partnership.

Come rispondono gli assistenti IA alle ricerche dei pazienti

I pazienti chiedono a ChatGPT, Gemini o alle panoramiche IA di Google «un medico di base vicino a me che accetti nuovi pazienti» oppure «un dentista per pazienti ansiosi». L’assistente consulta le pagine dello studio, il Profilo dell’attività su Google, gli elenchi, le iscrizioni nei registri, i rapporti di vigilanza e le recensioni. I contenuti sanitari sono soggetti a requisiti più elevati di competenza e affidabilità: contano quindi i medici indicati per nome, le qualifiche e le fonti.

• Una pagina per ogni prestazione: a chi si rivolge, come si svolge, chi la eroga e cosa portare.
• Medici indicati per nome con la loro iscrizione professionale: solo titoli e qualifiche effettivamente posseduti.
• Le stesse informazioni ovunque: nome, indirizzo, orari e prestazioni identici sul sito, sul Profilo dell’attività su Google e negli elenchi.
• Rispondere alle recensioni senza dettagli: le risposte non confermano mai che una persona sia paziente dello studio.

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Conviene automatizzare? Otto domande

1. La segreteria dedica gran parte della giornata a richieste di appuntamento sempre simili?
2. La posta in arrivo viene smistata a mano e associata ai pazienti?
3. I medici scrivono a fine giornata lettere costituite in gran parte da dati già presenti nella cartella?
4. I moduli per le assicurazioni o le fatture vengono compilati ripetutamente con le stesse informazioni?
5. I pazienti attendono una risposta perché i messaggi si accumulano?
6. Esiste una regola scritta che stabilisca quali dati dei pazienti possono essere inseriti in ciascuno strumento?
7. Un medico rilegge ogni referto e ogni lettera prima che siano considerati completati?
8. Sa indicare un'attività in cui anche una semplice bozza da verificare farebbe risparmiare tempo?

Tre o più risposte affermative indicano generalmente un processo che vale la pena testare. Le domande 6 e 7 sono i prerequisiti.