KI‑Automatisierung · Banken und Finanzberater KI in Banken und bei Finanzberatern: Unterlagen, Schriftverkehr und Beratungsprotokolle automatisieren, mit klarer Verantwortung

Typische Abläufe in Banken und Beratung

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor, und Beraterin, Kreditsachbearbeiter oder Compliance entscheiden.

1. Antragsunterlagen und Dokumentenprüfung

Anträge kommen als Bündel aus Formularen, Kontoauszügen, Gehaltsnachweisen, Bilanzen und Ausweisdokumenten, oft unvollständig.

• Eingang: der Antrag und seine Anlagen.
• KI bereitet vor: erkennt jedes Dokument, liest die Werte, prüft die Unterlagen gegen die Checkliste des Produkts, listet Fehlendes oder Unleserliches und entwirft die Nachforderung an den Antragsteller.
• Sachbearbeitung prüft: die Vollständigkeit und jede Abweichung. Identifizierung, Sanktionslistenprüfung und Kreditentscheidung laufen in den dafür zugelassenen Systemen und bei den Verantwortlichen.
• Ergebnis: eine vollständige Akte im Vorgangssystem und ein Entwurf für die Nachforderung.

2. Schriftverkehr und Beschwerden

Kunden schreiben per E‑Mail und Brief. Vieles ist Routine, manches ist eine Beschwerde, für die ein festes Verfahren gilt.

• Eingang: eingehende Nachrichten und Briefe, der Kundendatensatz.
• KI bereitet vor: sortiert nach Thema und Dringlichkeit, markiert Formulierungen, die auf eine Beschwerde oder eine besondere Lage hinweisen, entwirft Antworten aus Ihren freigegebenen Textbausteinen und stellt bei Beschwerden Sachverhalt und Zeitablauf aus der Akte zusammen.
• Mitarbeitende prüfen: jede Beschwerde und jede Antwort, in der etwas entschieden wird oder Geld betroffen ist. Beschwerden werden nach Ihrem Verfahren von Menschen bearbeitet.
• Ergebnis: sortierte Post, Antwortentwürfe und Beschwerdeakten mit klarem Zeitablauf.

3. Beratungsprotokolle und Geeignetheitserklärungen

Nach einem Kundengespräch hält die Beraterin die Lage, die Ziele und die Gründe für die Empfehlung fest.

• Eingang: Notizen oder, mit Einwilligung, eine Aufzeichnung des Gesprächs, der Erhebungsbogen und die Produktunterlagen.
• KI bereitet vor: einen Entwurf des Protokolls und der Geeignetheitserklärung nach Ihrer Vorlage, mit den Worten des Kunden, wo sie zählen, und markierten Lücken.
• Beraterin prüft: jede Aussage und die Empfehlung, denn Beratung und Dokumentation verantwortet sie.
• Ergebnis: Protokoll und Erklärung als Entwurf in Ihrem System.

4. Management- und Aufsichtsberichte

Die Zahlen liegen in mehreren Systemen, und der Kommentar entsteht unter Zeitdruck.

• Eingang: Auszüge aus Kernbank-, Risiko- und Finanzsystemen, der Bericht der Vorperiode.
• KI bereitet vor: einen Bericht mit Zahlen, die die Systeme rechnen und nicht ein Sprachmodell, einen Kommentar zu den größten Veränderungen und eine Liste auffälliger Datenpunkte.
• Finanzen und Compliance prüfen: Zahlen, Kommentar und jede Aussage, die an die Aufsicht oder die Geschäftsleitung geht.
• Ergebnis: ein Berichtsentwurf mit der Quelle jeder Zahl.

Was bei Menschen bleibt und was wir nicht machen

• Kreditentscheidungen: Systeme, die die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen bewerten oder ihre Bonität feststellen, sind nach Anhang III der KI‑Verordnung hochriskant, mit einer Ausnahme für die Betrugserkennung. Wir bauen sie nicht, siehe Risikoklassen.
• Beratung und Empfehlung: sind die beaufsichtigte Tätigkeit der Beraterin oder des Beraters.
• Geldwäscheprüfung: Überprüfung, Überwachung und Verdachtsmeldungen bleiben bei der Compliance und den spezialisierten Systemen. Die KI entscheidet nie, dass ein Vorgang verdächtig ist.
• Werbeaussagen: Informationen und Werbung müssen redlich, eindeutig und nicht irreführend sein und laufen durch Ihre Freigabe, egal wie sie entworfen wurden.
• Entscheidungen über Personal: wir bauen keine Systeme, die einzelne Beschäftigte oder Bewerber bewerten oder auswählen.

Aufsicht in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die Tabelle nennt die wichtigsten Grundlagen zur Orientierung. Was gilt, hängt von Ihrer Erlaubnis, Ihren Produkten und Ihren Märkten ab.

Dazu begrenzt Art. 22 DSGVO Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert getroffen werden und Menschen erheblich betreffen, und Art. 28 verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG), das bei automatisierten Einzelentscheidungen eine Information und auf Wunsch eine Prüfung durch einen Menschen vorsieht. Art. 4 der KI‑Verordnung verlangt ausreichende KI‑Kompetenz der Beschäftigten, und Art. 50 verlangt, dass sich KI‑Chatbots als KI zu erkennen geben. Diese Übersicht ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Was für Ihr Haus gilt, entscheiden Ihre Compliance und die aktuellen Texte Ihrer Aufsicht.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Banken arbeiten mit Kernbanksystemen wie Avaloq, Finnova, Temenos oder den Plattformen ihrer Rechenzentren, mit CRM wie Salesforce und mit Dokumenten- und Vorgangsmanagement. Finanzberater nutzen Maklerverwaltungsprogramme und Beratungssoftware für Erhebung, Geeignetheit und Kundenakte. Wir verbinden uns über die Schnittstellen dieser Systeme (API, Export, E‑Mail oder ein überwachter Ordner) und arbeiten daneben, wo es keine gibt. Die Namen dienen nur der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten Finanzunternehmen finden

Kunden fragen ChatGPT, Gemini oder die KI‑Übersicht von Google nach „einem unabhängigen Finanzberater für die Altersvorsorge in Linz“ oder „einer Bank für Investitionskredite für kleine Betriebe in Bayern“. Assistenten verweisen dabei gern auf Register, Verzeichnisse und Aufsichtsbehörden, weil die Zulassung zählt.

• Sichtbare Zulassung: Erlaubnis und Registernummer, passend zum Eintrag bei BaFin, FMA oder FINMA oder im Vermittlerregister.
• Eine Seite je Leistung: was Sie anbieten, für wen, wie Sie vergütet werden und wie das erste Gespräch abläuft.
• Einheitliche Angaben: gleicher Name, gleiche Adresse und gleiche Leistungen auf Website, Register, Google-Unternehmensprofil und Verzeichnissen.
• Faire Inhalte: Ratgeber, die erklären, ohne Ergebnisse zu versprechen, im Einklang mit den Regeln für Werbung.

Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Kommen Antragsunterlagen regelmäßig unvollständig, und kostet das Nachfordern Zeit?
2. Liest und sortiert jemand die eingehende Post von Hand?
3. Dauert der Start einer Beschwerdebearbeitung lange, weil erst der Sachverhalt gesammelt werden muss?
4. Entstehen Protokolle und Geeignetheitserklärungen nach dem Gespräch aus dem Gedächtnis?
5. Bedeutet ein Bericht, Zahlen aus mehreren Systemen abzuschreiben?
6. Tippen Mitarbeitende dieselben Angaben in mehrere Systeme?
7. Gibt es eine schriftliche Regel, was in KI‑Werkzeuge darf, und hat die Compliance zugestimmt?
8. Fällt Ihnen eine Aufgabe ein, bei der ein Entwurf zum Prüfen schon Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es sich zu testen lohnt. Frage 7 ist die Voraussetzung.