En resumen
- Automatizamos los documentos y mensajes relacionados con la planificación: confirmaciones de proveedores, avisos de retraso, notificaciones previas al envío, entrada de mercancías, documentos de proveedores y listas de excepciones.
- Los cálculos de previsión y planificación permanecen en su ERP o herramienta de planificación. Utilizamos sus servicios y no vendemos reemplazos.
- Los planificadores y compradores deciden sobre los pedidos, el envío, las fuentes alternativas de suministro y los niveles de inventario. La IA prepara sugerencias con su justificación.
- Los documentos con responsabilidad legal, como las declaraciones de aduana, son elaborados pero presentados por la persona responsable.
Qué automatizamos y qué dejamos al software de planificación
La previsión de la demanda, los cálculos de existencias de seguridad y la planificación de redes son tarea del software de planificación y, en las empresas más grandes, de los equipos de ciencia de datos. Su ERP o herramienta de planificación ya produce números. La brecha que estamos cerrando es entre estos números y el mundo real: los correos electrónicos de los proveedores, las confirmaciones, los albaranes, las excepciones que nadie puede leer. Los leemos, los comparamos con su pedido y los datos de planificación y le presentamos la decisión que debe tomar.
Un flujo de trabajo típico: retraso en la confirmación de un proveedor
Este es un proceso típico, no un proyecto de cliente.
- Ingesta: Un proveedor envía una confirmación de pedido o un mensaje de retraso, como correo electrónico o PDF, en cualquier diseño.
- Lectura: La IA lee el artículo, la cantidad, el precio, la fecha de entrega y cualquier motivo proporcionado y encuentra el pedido.
- Comparación: Compara la confirmación con el pedido y la fecha solicitada y enumera cualquier diferencia con ambas líneas del documento.
- Impacto: Determina qué pedidos de cliente o de producción dependen del artículo y cuáles perderían su fecha.
- Sugerencia: Diseña opciones para el planificador como: B. aceptar la nueva fecha, solicitar una entrega parcial o contactar con un proveedor alternativo, cada una con los hechos detrás.
- Decisión: El planificador o el comprador decide. Las respuestas al proveedor sólo se enviarán después de su aprobación.
- Actualización: La nueva fecha se escribe en el ERP, con una entrada de registro de lo leído y quién aprobó.
Otros ríos siguen el mismo patrón.
Avisos anticipados y recepción de mercancías.
- Entrada: Aviso previo, albarán de entrega y informe de entrada de mercancías.
- La IA prepara: compara cantidades y artículos anunciados y recibidos, enumera entregas incorrectas y excesivas y crea la queja.
- Control de almacén y comprador: cualquier diferencia antes de enviar un reclamo.
- Salida: documentos coincidentes y una breve lista de excepciones.
Excepciones de inventario y sugerencias de reabastecimiento
- Entrada: Declaraciones diarias de inventario, pedidos abiertos y sugerencias de la herramienta de planificación.
- La IA prepara: Destaca inventario negativo, desabastecimientos, artículos sin movimiento y pedidos sin confirmación y explica cada sugerencia en una oración.
- Controles del planificador: cada oferta antes de realizar el pedido.
- Salida: un informe de excepción y borradores de órdenes para su aprobación.
Documentos del proveedor
- Entrada: Certificados, seguros, documentos de calidad y formularios de datos maestros.
- La IA prepara: los revisa según sus requisitos, realiza un seguimiento de las fechas de vencimiento y crea borradores de recordatorios.
- Cheques del comprador: si se puede seguir utilizando un proveedor.
- Salida: un expediente de proveedores verificado y una lista de fechas de vencimiento.
Lo que les queda a los planificadores y compradores y lo que no hacemos
- Pedidos y fuentes: La realización de pedidos, la selección de proveedores y el acuerdo de precios son responsabilidad de los planificadores y compradores. No se realizará ningún pedido automáticamente más allá de los límites que usted establezca.
- Cálculos de planificación: Los pronósticos y las políticas de inventario provienen de su herramienta de planificación.
- Aduanas y Cumplimiento: Las declaraciones aduaneras son responsabilidad del declarante. La IA lee los documentos comerciales y prepara los datos, el solicitante los verifica y los presenta.
- Personas: No creamos sistemas que asignan tareas a empleados individuales ni evalúan su desempeño. Estos representan un alto riesgo según el Anexo III de la Ley de IA, ver Categorías de riesgo.
Sistemas e interfaces
Los equipos de la cadena de suministro trabajan con un ERP como SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo o Sage, a menudo con una herramienta de planificación, un sistema de gestión de transporte, portales de proveedores y una variedad de hojas de cálculo. Nos conectamos y colaboramos utilizando las interfaces que estos sistemas proporcionan (API, EDI, exportación, correo electrónico o una carpeta vigilada) donde no existe ninguna. Los nombres son sólo orientativos y no representan una asociación.
Aspectos jurídicos y riesgos
- Aduanas: El declarante es responsable de la exactitud de la declaración en aduana. Código aduanero de la Unión, cualquiera que sea la herramienta que preparó los datos.
- Seguridad del producto: Los importadores y vendedores en la UE están sujetos a derechos de aduana. Reglamento General de Seguridad del Producto, incluida información rastreable del fabricante. Los documentos de los proveedores que contienen esta información merecen una revisión sistemática.
- Protección de datos: Los datos de contacto de proveedores y empleados están sujetos al RGPD: un acuerdo de procesamiento de datos con cada proveedor (Artículo 28) y procesamiento en la UE o el Reino Unido.
- Ley de IA: Arte. 4 requiere suficiente Competencia en IA entre los empleados y el art. 50 requiere que los chatbots declaren que son IA. Esta descripción general es información general y no asesoramiento legal.
Cómo medir los resultados
Compare el antes y el después de sus propios pedidos. Los números útiles incluyen el tiempo entre una notificación del proveedor y la decisión del planificador, la proporción de confirmaciones en comparación con el pedido, el número de entregas tardías conocidas de antemano, el número de excepciones identificadas en la recepción de mercancías y el tiempo que le toma al planificador leer y volver a ingresar. Coordinamos las medidas desde el principio y no prometemos cifras por adelantado.
Donde esto aplica
- Producción: Las confirmaciones, certificados y recibos de mercancías se pueden encontrar en IA en la fabricación.
- Logística: Los pedidos, cartas de porte y verificaciones de facturas se pueden encontrar en IA logística.
- Venta minorista y comercio electrónico: Para documentos de proveedores y datos de productos, consulte IA para venta minorista y IA para comercio electrónico.
- Construcción: Documentos de subcontratistas y proveedores, ver IA de construcción.
- Contratación general: ver IA en compras.