Kort samengevat
- Wij automatiseren de documenten en berichten met betrekking tot de planning: leveranciersbevestigingen, vertragingsmeldingen, meldingen vóór verzending, goederenontvangst, leveranciersdocumenten en uitzonderingslijsten.
- Forecasting en planningsberekeningen blijven in uw ERP of planningstool staan. Wij maken gebruik van hun diensten en verkopen geen vervangingen.
- Planners en kopers beslissen over bestellingen, verzending, alternatieve leveringsbronnen en voorraadniveaus. De AI bereidt suggesties voor met zijn rechtvaardiging.
- Documenten met juridische verantwoordelijkheid, zoals douaneaangiften, worden opgesteld maar ingediend door de verantwoordelijke persoon.
Wat we automatiseren en wat we overlaten aan de planningssoftware
Vraagvoorspelling, veiligheidsvoorraadberekeningen en netwerkplanning zijn de taak van planningssoftware en, in grotere bedrijven, datawetenschapsteams. Uw ERP- of planningstool levert al cijfers op. De kloof die we aan het dichten zijn, bevindt zich tussen deze cijfers en de echte wereld: de e-mails van leveranciers, de bevestigingen, de leveringsbonnen, de uitzonderingen die niemand kan lezen. Wij lezen ze, vergelijken ze met uw order- en planningsgegevens en leggen u de beslissing voor die u moet nemen.
Een typische workflow: vertraging bij een leveranciersbevestiging
Dit is een typisch proces, geen klantproject.
- Intake: Een leverancier stuurt een orderbevestiging of vertragingsbericht, als e-mail of PDF, in welke lay-out dan ook.
- Lezen: De AI leest het artikel, de hoeveelheid, de prijs, de leverdatum en de eventuele opgegeven reden en vindt de bestelling.
- Vergelijking: Het vergelijkt de bevestiging met de bestelling en de gevraagde datum en vermeldt eventuele verschillen met beide documentregels.
- Impact: Het bepaalt welke klant- of productieorders afhankelijk zijn van het artikel en welke hun datum zouden missen.
- Suggestie: Het ontwerpt opties voor de planner zoals: B. het accepteren van de nieuwe datum, het aanvragen van een deellevering of het contacteren van een alternatieve leverancier, telkens met de feiten erachter.
- Besluit: De planner of koper beslist. Reacties naar de leverancier worden pas na goedkeuring verzonden.
- Bijwerken: De nieuwe datum wordt naar het ERP geschreven, met een logboekinvoer van wat er is gelezen en wie het heeft goedgekeurd.
Andere rivieren volgen hetzelfde patroon.
Vooraankondigingen en ontvangst van goederen
- Invoer: Vooraankondiging, leveringsbon en goederenontvangstrapport.
- AI bereidt voor: vergelijkt aangekondigde en ontvangen hoeveelheden en artikelen, vermeldt onjuiste en overleveringen en creëert de klacht.
- Magazijn- en koperscontrole: enig verschil voordat u een claim verzendt.
- Uitgang: bijpassende documenten en een korte lijst met uitzonderingen.
Voorraaduitzonderingen en aanvullingssuggesties
- Invoer: Dagelijkse voorraadoverzichten, openstaande bestellingen en de suggesties uit de planningstool.
- AI bereidt voor: Markeert negatieve voorraad, voorraadtekorten, artikelen zonder beweging en bestellingen zonder bevestiging en legt elke suggestie in één zin uit.
- Plannercontroles: elk aanbod voordat u de bestelling plaatst.
- Uitgang: een uitzonderingsrapport en conceptbesluiten ter goedkeuring.
Documenten van leveranciers
- Invoer: Certificaten, verzekeringen, kwaliteitsdocumenten en stamgegevensformulieren.
- AI bereidt voor: beoordeelt ze op basis van uw vereisten, houdt de vervaldatums bij en maakt conceptherinneringen.
- Cheques van de koper: of een leverancier gebruikt kan blijven worden.
- Uitgang: een geverifieerd leveranciersbestand en een lijst met vervaldata.
Wat blijft bij planners en inkopers en wat doen wij niet
- Bestellingen en bronnen: Het plaatsen van bestellingen, het selecteren van leveranciers en het overeenkomen van prijzen blijft een taak van planners en inkopers. Er wordt niet automatisch een bestelling geplaatst buiten de door u ingestelde limieten.
- Planningsberekeningen: Prognoses en voorraadbeleid komen uit uw planningstool.
- Douane en naleving: Douaneaangiften vallen onder de verantwoordelijkheid van de aangever. De AI leest de handelsdocumenten en bereidt gegevens voor, de aanvrager controleert en verzendt deze.
- Mensen: Wij bouwen geen systemen die taken toewijzen aan individuele medewerkers of hun prestaties evalueren. Deze vertegenwoordigen een hoog risico volgens bijlage III van de AI‑wet, zie Risicocategorieën.
Systemen en koppelingen
Supply chain teams werken met een ERP zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo of Sage, vaak met een planningstool, een transportmanagementsysteem, leveranciersportals en diverse spreadsheets. We verbinden en werken samen via de interfaces die deze systemen bieden (API, EDI, export, e-mail of een bewaakte map), waar deze niet bestaan. De namen zijn uitsluitend bedoeld als richtlijn en vertegenwoordigen geen partnerschap.
Recht en risico
- Douane: De aangever is verantwoordelijk voor de juistheid van de douaneaangifte Douanewetboek van de Unie, welk hulpmiddel de gegevens ook heeft voorbereid.
- Productveiligheid: Importeurs en verkopers in de EU zijn onderworpen aan douanerechten Algemene productveiligheidsverordening, inclusief traceerbare fabrikantinformatie. Leveranciersdocumenten die deze informatie bevatten, zijn het waard om systematisch te worden beoordeeld.
- Gegevensbescherming: Contactgegevens van leveranciers en medewerkers vallen onder de AVG: een gegevensverwerkingsovereenkomst met elke aanbieder (artikel 28) en verwerking in de EU of het VK.
- AI‑wet: Kunst. 4 vereist voldoende AI‑competentie onder de medewerkers en art. 50 vereist dat chatbots verklaren dat ze AI zijn. Dit overzicht is algemene informatie en geen juridisch advies.
Zo meet u het resultaat
Vergelijk een voor- en naperiode van uw eigen bestellingen. Handige cijfers zijn onder meer de tijd tussen een leveranciersmelding en de beslissing van de planner, het aandeel bevestigingen ten opzichte van de bestelling, het aantal vooraf bekende te late leveringen, het aantal uitzonderingen dat bij goederenontvangst wordt vastgesteld en de tijd die de planner nodig heeft om te lezen en opnieuw in te voeren. Wij stemmen de maatregelen in het begin af en beloven vooraf geen cijfers.
Waar dit van toepassing is
- Productie: Bevestigingen, certificaten en goederenontvangst zijn te vinden op AI in de productie.
- Logistiek: Bestellingen, vrachtbrieven en factuurverificaties kunt u vinden op Logistieke AI.
- Detailhandel en e-commerce: Voor leveranciersdocumenten en productgegevens, zie AI voor Retail en AI voor e-commerce.
- Constructie: Onderaannemer- en leveranciersdocumenten, zie Bouw AI.
- Algemene inkoop: zie AI bij inkoop.