Automatisation IA · CRM CRM automation : les workflows HubSpot et là où l'IA les complète

Quels workflows natifs fonctionnent bien ?

Un workflow dans HubSpot, un flux dans Salesforce ou une automatisation dans Pipedrive est le bon outil si une règle peut décrire le cas. Un formulaire soumis par une entreprise comptant plus d’un nombre spécifié d’employés est adressé à un propriétaire nommé. Un accord non mis en œuvre pendant deux semaines entraîne un abandon. Un accord conclu et gagné déclenche une liste de contrôle d'intégration. Ces flux de travail sont rapides, peu coûteux à exécuter, faciles à auditer et vous n'avez pas besoin de l'IA pour les exécuter. Nous les construisons et vérifions ceux qui existent déjà et qui se sont rassemblés pour former un enchevêtrement.

Où l’IA crée de la valeur ajoutée

Les règles s'arrêtent là où l'entrée n'est pas structurée. C'est la réalité quotidienne dans la vente et le service :

• E‑mails entrants et formulaires avec texte libre : Que veut réellement cette personne, dans quelle mesure est-ce urgent, de quelle gamme de produits s’agit-il ?
• Notes d’appel et de réunion : le résultat, l'étape suivante et la date sont dans le texte, pas dans les champs.
• Doublons et données sales : deux enregistrements pour une entreprise aux noms légèrement différents ou un contact sans entreprise.
• Suivis et résumés : un bref rapport sur l'avancement avant un appel, un brouillon pour le prochain e-mail.

Cinq flux de travail typiques

Il s'agit de processus typiques et non de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare et un commercial approuve ce qui sort du bâtiment.

1. Apport de plomb

• Entrée : un formulaire Web, un e-mail ou un message d'une partie intéressée.
• L'IA prépare : lit la demande, classe le besoin et l'urgence, vérifie si un contact ou une entreprise existe, fusionne les doublons évidents comme suggestion, remplit les champs et suggère le propriétaire selon vos règles.
• Contrôles du vendeur : la suggestion pour les cas peu clairs et envoie la première réponse écrite par l'IA.
• Sortie : un dossier vierge avec le bon propriétaire et un brouillon de réponse.

2. Notes de réunion sur les champs CRM

• Entrée : Des notes ou un enregistrement de l'appel, avec l'accord de tous.
• L'IA prépare : une synthèse, le résultat, la prochaine étape avec une date, les personnes citées et des mises à jour sur les domaines d'activité.
• Contrôles du vendeur : les modifications avant leur rédaction.
• Sortie : l'accord mis à jour, une tâche pour l'étape suivante et une note dans la chronologie.

3. Suivi des projets après les offres

• Entrée : l'offre, son statut et l'historique avec le contact.
• L'IA prépare : un brouillon de suivi à l'intervalle que vous précisez, relatif au devis et à la dernière conversation.
• Contrôles du vendeur : et envoie ou modifie le plan.
• Sortie : un brouillon dans la boîte aux lettres du vendeur et une tâche.

4. Hygiène des canalisations

• Entrée : le pipeline avec des offres obsolètes, des champs manquants et des tâches en retard.
• L'IA prépare : un récapitulatif hebdomadaire par propriétaire avec propositions de nettoyage et justification.
• Contrôles du vendeur : toute suggestion avant qu’un changement ne soit apporté.
• Sortie : un pipeline plus propre et un aperçu rapide.

5. Remise à la livraison

• Entrée : Un accord gagné avec offre, contrat et notes.
• L'IA prépare : le bon de remise et le dossier client pour l'équipe de livraison avec une liste de questions ouvertes.
• Vérifications du titulaire du compte : la note et l'envoie.
• Sortie : un package de transfert dans le système utilisé par l’équipe de livraison.

Ce qui reste avec les gens et ce que nous ne faisons pas

• Relations et tarifs : Les discussions, remises et obligations sont à la charge du vendeur.
• Messages sortants : Rien ne sera envoyé aux prospects ou clients sans approbation, sauf si vous avez approuvé un type de message simple et spécifique.
• Évaluer les personnes pour prendre des décisions les concernant : La priorisation des leads avec des règles transparentes est une bonne chose. Nous ne créons pas de systèmes qui profilent les individus d'une manière qui affecte leurs droits ou leur accès aux services.
• Décisions concernant le personnel : Nous ne construisons pas de systèmes qui évaluent ou sélectionnent des employés ou des candidats individuels. Ceux-ci représentent un risque élevé selon l'annexe III de la loi sur l'IA, voir Catégories de risque.

Consentement, protection des données et loi sur l'IA

• Messages marketing : Le suivi automatique des clients potentiels doit respecter les règles du marketing électronique. Au Royaume-Uni, c'est Règlement sur la confidentialité et les communications électroniques appliquer. En Allemagne, § 7 UWG limite les publicités indésirables par courrier électronique et par téléphone. D'autres pays ont des règles similaires.
• Données personnelles : Chaque ensemble de données est une donnée personnelle. Vous avez besoin d'une base juridique (article 6 du RGPD), d'un accord de traitement des données avec chaque fournisseur (article 28), de serveurs dans l'UE ou au Royaume-Uni et d'un moyen d'exercer le droit de vous opposer au marketing direct (article 21).
• Enrichissement : L'ajout de données provenant de sources externes nécessite une base juridique et de la transparence envers les personnes concernées. Nous utilisons uniquement des sources que vous pouvez justifier.
• Loi sur l'IA : Art. 4 nécessite suffisamment Compétence en IAet l'art. 50 oblige les chatbots à déclarer qu’ils sont des IA. Cet aperçu est une information générale et non un conseil juridique.

Systèmes que vous utilisez probablement

Le travail CRM est généralement effectué dans HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho ou Microsoft Dynamics 365 Sales, connecté à la messagerie électronique, au calendrier, à un outil de devis et au système de comptabilité. Nous intégrons la propre automatisation du CRM là où elle est suffisante et connectons d'autres outils via les interfaces CRM, des plateformes d'automatisation telles que : Faire et Zapier ou n8n, comme décrit dans Agence N8N ou DIY. Les noms sont donnés à titre indicatif uniquement et ne représentent pas un partenariat.

Comment mesurer les résultats

Considérez une période avant et après : le temps entre la demande et la première réponse, la proportion d'enregistrements avec des champs obligatoires remplis, le nombre de doublons, les transactions sans étape suivante et le temps que les commerciaux consacrent à l'administration. Nous coordonnons les mesures avec vous au début et ne promettons aucun chiffre à l'avance.