KI‑Automatisierung · CRM CRM-Automatisierung: HubSpot-Workflows und wo KI sie ergänzt

Welche nativen Workflows gut funktionieren?

Ein Workflow in HubSpot, ein Flow in Salesforce oder eine Automatisierung in Pipedrive ist das richtige Werkzeug, wenn eine Regel den Fall beschreiben kann. Ein Formular, das von einem Unternehmen mit mehr als einer festgelegten Anzahl von Mitarbeitern eingereicht wird, geht an einen benannten Eigentümer. Ein Deal, der zwei Wochen lang nicht umgesetzt wurde, schafft eine Aufgabe. Ein abgeschlossener und gewonnener Deal löst eine Onboarding-Checkliste aus. Diese Arbeitsabläufe sind schnell, kostengünstig in der Ausführung und einfach zu prüfen, und Sie benötigen dafür keine KI. Wir bauen sie auf und überprüfen bestehende, die zu einem Gewirr zusammengewachsen sind.

Wo KI einen Mehrwert schafft

Regeln hören dort auf, wo die Eingabe nicht strukturiert ist. Das ist die tägliche Realität im Vertrieb und Service:

• Eingehende E‑Mails und Formulare mit Freitext: Was möchte diese Person eigentlich, wie dringend ist es, um welche Produktlinie geht es?
• Anruf- und Besprechungsnotizen: das Ergebnis, der nächste Schritt und das Datum stehen im Text, nicht in den Feldern.
• Duplikate und schmutzige Daten: zwei Datensätze für ein Unternehmen mit leicht unterschiedlichen Namen oder ein Kontakt ohne Unternehmen.
• Nachbereitungen und Zusammenfassungen: ein kurzer Bericht über den Verlauf vor einem Anruf, ein Entwurf für die nächste E‑Mail.

Fünf typische Arbeitsabläufe

Dabei handelt es sich um typische Prozesse, nicht um Kundenprojekte. In jedem Fall bereitet die KI vor und ein Verkäufer genehmigt, was das Gebäude verlässt.

1. Bleiaufnahme

• Eingabe: ein Webformular, eine E‑Mail oder eine Nachricht eines Interessenten.
• KI bereitet vor: liest die Anfrage, ordnet Bedarf und Dringlichkeit ein, prüft, ob ein Kontakt oder Unternehmen vorhanden ist, fügt offensichtliche Duplikate als Vorschlag zusammen, füllt die Felder aus und schlägt den Eigentümer nach Ihren Regeln vor.
• Verkäuferkontrollen: den Vorschlag für unklare Fälle und sendet die erste Antwort, die von der KI verfasst wird.
• Ausgabe: ein sauberer Datensatz mit dem richtigen Eigentümer und ein Antwortentwurf.

2. Besprechungsnotizen zu CRM-Feldern

• Eingabe: Notizen oder eine Aufzeichnung des Anrufs, mit Zustimmung aller.
• KI bereitet vor: eine Zusammenfassung, das Ergebnis, der nächste Schritt mit einem Datum, die genannten Personen und Aktualisierungen der Geschäftsfelder.
• Verkäuferkontrollen: die Änderungen, bevor sie geschrieben werden.
• Ausgabe: den aktualisierten Deal, eine Aufgabe für den nächsten Schritt und eine Notiz in der Zeitleiste.

3. Folgeentwürfe nach Angeboten

• Eingabe: das Angebot, seinen Status und die Historie mit dem Kontakt.
• KI bereitet vor: einen Folgeentwurf nach dem von Ihnen festgelegten Intervall, der sich auf das Zitat und das letzte Gespräch bezieht.
• Verkäuferkontrollen: und sendet oder ändert den Plan.
• Ausgabe: ein Entwurf im Postfach des Verkäufers und eine Aufgabe.

4. Rohrleitungshygiene

• Eingabe: die Pipeline mit veralteten Deals, fehlenden Feldern und überfälligen Aufgaben.
• KI bereitet vor: eine wöchentliche Zusammenfassung pro Eigentümer mit vorgeschlagenen Aufräumarbeiten und der Begründung.
• Verkäuferkontrollen: jeden Vorschlag, bevor eine Änderung vorgenommen wird.
• Ausgabe: eine sauberere Pipeline und eine kurze Übersicht.

5. Übergabe an die Auslieferung

• Eingabe: Ein gewonnener Deal mit Angebot, Vertrag und Notizen.
• KI bereitet vor: den Übergabeschein und die Kundenakte für das Lieferteam mit Auflistung offener Fragen.
• Überprüfungen des Kontoinhabers: die Notiz und sendet sie weiter.
• Ausgabe: ein Übergabepaket im System, das das Lieferteam verwendet.

Was bei den Menschen bleibt und was wir nicht tun

• Beziehungen und Preise: Gespräche, Rabatte und Verpflichtungen sind Sache des Verkäufers.
• Ausgehende Nachrichten: Ohne Genehmigung wird nichts an Interessenten oder Kunden gesendet, es sei denn, Sie haben einen bestimmten, einfachen Nachrichtentyp freigegeben.
• Bewerten von Personen für Entscheidungen über sie: Lead-Priorisierung mit transparenten Regeln ist in Ordnung. Wir erstellen keine Systeme, die Personen auf eine Weise profilieren, die ihre Rechte oder ihren Zugang zu Diensten beeinträchtigt.
• Personalentscheidungen: Wir bauen keine Systeme auf, die einzelne Mitarbeiter oder Bewerber bewerten oder auswählen. Diese stellen gemäß Anhang III des KI‑Gesetzes ein hohes Risiko dar, siehe Risikokategorien.

Einwilligung, Datenschutz und das KI‑Gesetz

• Marketingbotschaften: Bei der automatischen Nachverfolgung potenzieller Kunden müssen die Regeln für elektronisches Marketing eingehalten werden. Im Vereinigten Königreich ist die Datenschutz- und elektronische Kommunikationsbestimmungen bewerben. In Deutschland, § 7 UWG schränkt unerwünschte Werbung per E‑Mail und Telefon ein. Andere Länder haben ähnliche Regeln.
• Persönliche Daten: Bei jedem Datensatz handelt es sich um personenbezogene Daten. Sie benötigen eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), einen Datenverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter (Art. 28), Server in der EU oder im Vereinigten Königreich und eine Möglichkeit, dem Recht auf Widerspruch gegen Direktmarketing Rechnung zu tragen (Art. 21).
• Bereicherung: Das Hinzufügen von Daten aus externen Quellen erfordert eine Rechtsgrundlage und Transparenz gegenüber den betroffenen Personen. Wir verwenden nur Quellen, die Sie begründen können.
• KI‑Gesetz: Kunst. 4 verlangt ausreichend KI‑Kompetenzund Kunst. 50 verlangt von Chatbots die Angabe, dass es sich um KI handelt. Bei dieser Übersicht handelt es sich um allgemeine Informationen und nicht um eine Rechtsberatung.

Systeme, die Sie wahrscheinlich verwenden

Die CRM-Arbeit erfolgt normalerweise in HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho oder Microsoft Dynamics 365 Sales, verbunden mit E‑Mail, Kalender, einem Angebotstool und dem Buchhaltungssystem. Wir bauen die eigene Automatisierung des CRM dort ein, wo sie ausreicht, und verbinden andere Tools über die Schnittstellen des CRM, Automatisierungsplattformen wie z Make und Zapier oder n8n, wie in beschrieben N8N-Agentur oder DIY. Die Namen dienen nur der Orientierung und stellen keine Partnerschaft dar.

So messen Sie den Erfolg

Betrachten Sie einen Zeitraum davor und danach: die Zeit zwischen Anfrage und erster Antwort, den Anteil der Datensätze mit vollständigen Pflichtfeldern, die Anzahl der Duplikate, Geschäfte ohne nächsten Schritt und die Zeit, die Vertriebsmitarbeiter für die Verwaltung aufwenden. Wir stimmen die Maßnahmen zu Beginn mit Ihnen ab und versprechen keine Zahlen im Voraus.