AI‑automaatio · CRM CRM-automaatio: HubSpot-työnkulut ja missä tekoäly täydentää niitä

Mitkä natiivityönkulut toimivat hyvin?

Työnkulku HubSpotissa, kulku Salesforcessa tai automaatio Pipedrivessä ovat oikea työkalu, jos sääntö voi kuvata tapausta. Enemmän kuin tietyn työntekijämäärän yrityksen lähettämä lomake menee nimetylle omistajalle. Kaksi viikkoa toteuttamatta jätetty sopimus luo luopumisen. Suljettu ja voitettu sopimus käynnistää perehtymisen tarkistuslistan. Nämä työnkulut ovat nopeita, edullisia suorittaa, helppo tarkastaa, etkä tarvitse tekoälyä niiden tekemiseen. Rakennamme niitä ja tarkastamme olemassa olevat, jotka ovat kasvaneet sotkuksi.

Missä tekoäly luo lisäarvoa

Säännöt pysähtyvät sinne, missä syötettä ei ole jäsennelty. Tämä on myynnin ja palvelun päivittäistä todellisuutta:

• Saapuvat sähköpostit ja lomakkeet vapaalla tekstillä: Mitä tämä henkilö todella haluaa, kuinka kiireellinen asia on, mistä tuotelinjasta on kyse?
• Puhelu- ja kokousmuistiinpanot: tulos, seuraava vaihe ja päivämäärä ovat tekstissä, ei kentissä.
• Kopiot ja likaiset tiedot: kaksi tietuetta yritykselle, jolla on hieman eri nimi tai yhteyshenkilö ilman yritystä.
• Jatkotoimet ja yhteenvedot: lyhyt raportti edistymisestä ennen puhelua, luonnos seuraavaa sähköpostia varten.

Viisi tyypillistä työnkulkua

Nämä ovat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Tekoäly valmistelee joka tapauksessa ja myyjä hyväksyy sen, mitä rakennuksesta lähtee.

1. Lyijyn saanti

• Syöte: verkkolomake, sähköposti tai viesti kiinnostuneelta osapuolelta.
• AI valmistaa: lukee pyynnön, luokittelee tarpeen ja kiireellisyyden, tarkistaa, onko yhteyshenkilöä tai yritystä olemassa, yhdistää ilmeiset kaksoiskappaleet ehdotukseksi, täyttää kentät ja ehdottaa omistajaa sääntöjesi mukaisesti.
• Myyjä hallitsee: ehdotuksen epäselvistä tapauksista ja lähettää ensimmäisen tekoälyn kirjoittaman vastauksen.
• Lähtö: puhdas tietue oikealla omistajalla ja vastausluonnos.

2. Kokousmuistiinpanot CRM-kentistä

• Syöte: Muistiinpanot tai tallenne puhelusta kaikkien suostumuksella.
• AI valmistaa: yhteenveto, tulos, seuraava vaihe päivämäärällä, mainitut ihmiset ja päivitykset liiketoiminta-alueista.
• Myyjä hallitsee: muutokset ennen kuin ne on kirjoitettu.
• Lähtö: päivitetty sopimus, tehtävä seuraavaa vaihetta varten ja huomautus aikajanalla.

3. Jatkoluonnokset tarjousten jälkeen

• Syöte: tarjous, sen tila ja historia yhteyshenkilön kanssa.
• AI valmistaa: seurantaluonnos määrittämäsi väliajoin, joka liittyy lainaukseen ja viimeiseen keskusteluun.
• Myyjä hallitsee: ja lähettää tai muuttaa suunnitelmaa.
• Lähtö: luonnos myyjän postilaatikossa ja tehtävä.

4. Putkien hygienia

• Syöte: putki, jossa on vanhentuneita tarjouksia, puuttuvia kenttiä ja myöhässä olevia tehtäviä.
• AI valmistaa: viikoittainen yhteenveto omistajaa kohden ehdotetuilla siivouksilla ja perusteluilla.
• Myyjä hallitsee: ehdotuksia ennen muutoksen tekemistä.
• Lähtö: puhtaampi putkisto ja nopea yleiskatsaus.

5. Luovutus toimitukseen

• Syöte: Voitettu sopimus tarjouksen, sopimuksen ja muistiinpanojen kanssa.
• AI valmistaa: luovutusilmoitus ja toimitustiimin asiakastiedosto luettelo avoimista kysymyksistä.
• Tilinhaltijan vahvistukset: muistiinpano ja lähettää sen eteenpäin.
• Lähtö: luovutuspaketti järjestelmässä, jota toimitustiimi käyttää.

Mikä jää ihmisille ja mitä emme tee

• Suhteet ja hinnat: Keskustelut, alennukset ja velvoitteet ovat myyjän vastuulla.
• Lähtevät viestit: Mahdollisille asiakkaille tai asiakkaille ei lähetetä mitään ilman hyväksyntää, ellet ole hyväksynyt tiettyä, yksinkertaista viestityyppiä.
• Ihmisten arvioiminen heitä koskevien päätösten perusteella: Liidien priorisointi avoimilla säännöillä on hyvä. Emme luo järjestelmiä, jotka profiloivat yksilöitä tavalla, joka vaikuttaa heidän oikeuksiinsa tai palveluihinsa.
• Henkilöstöpäätökset: Emme rakenna järjestelmiä, jotka arvioivat tai valitsevat yksittäisiä työntekijöitä tai hakijoita. Nämä ovat tekoälylain liitteen III mukaan suuri riski, ks Riskiluokat.

Suostumus, tietosuoja ja tekoälylaki

• Markkinointiviestit: Potentiaalisten asiakkaiden automaattisen seurannan tulee noudattaa sähköisen markkinoinnin sääntöjä. Isossa-Britanniassa se on Tietosuoja- ja sähköisen viestinnän määräykset soveltaa. Saksassa, § 7 UWG rajoittaa ei-toivottua mainontaa sähköpostitse ja puhelimitse. Muissa maissa on samanlaiset säännöt.
• Henkilötiedot: Jokainen tietojoukko on henkilötietoa. Tarvitset oikeusperustan (GDPR artikla 6), tietojenkäsittelysopimuksen kunkin palveluntarjoajan kanssa (artikla 28), palvelimet EU:ssa tai Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja tavan käyttää oikeutta vastustaa suoramarkkinointia (21 artikla).
• Rikastus: Tietojen lisääminen ulkoisista lähteistä edellyttää oikeusperustaa ja avoimuutta rekisteröityjä kohtaan. Käytämme vain lähteitä, jotka voit perustella.
• AI‑laki: Art. 4 vaatii riittävästi AI osaaminenja taidetta. 50 vaatii chatbottien ilmoittamaan olevansa tekoäly. Tämä yleiskatsaus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Luultavasti käyttämäsi järjestelmät

CRM-työ tehdään tyypillisesti HubSpotissa, Salesforcessa, Pipedrivessä, Zohossa tai Microsoft Dynamics 365 Salesissa yhdistettynä sähköpostiin, kalenteriin, lainaustyökaluun ja kirjanpitojärjestelmään. Rakennamme CRM:n oman automaation sinne missä se riittää ja yhdistämme CRM-rajapintojen kautta muita työkaluja, automaatioalustoja, kuten: Make ja Zapier tai n8n, kuten kohdassa on kuvattu N8N-toimisto tai tee-se-itse. Nimet ovat vain ohjeellisia eivätkä edusta kumppanuutta.

Kuinka mitata menestystä

Harkitse ajanjaksoa ennen ja jälkeen: pyynnön ja ensimmäisen vastauksen välinen aika, täytetyt pakolliset kentät sisältävien tietueiden osuus, kaksoiskappaleiden määrä, sopimukset ilman seuraavaa vaihetta ja aika, jonka myyntiedustajat käyttävät hallintaan. Koordinoimme toimenpiteet kanssasi alussa emmekä lupaa lukuja etukäteen.