Automazione AI · CRM CRM automation: i workflow HubSpot e dove l'AI li completa

Quali flussi di lavoro nativi funzionano bene?

Un flusso di lavoro in HubSpot, un flusso in Salesforce o un'automazione in Pipedrive è lo strumento giusto se una regola può descrivere il caso. Un modulo inviato da un'azienda con più di un numero specificato di dipendenti viene inviato a un proprietario indicato. Un accordo lasciato inattuazione per due settimane crea abbandono. Un accordo concluso e vinto attiva una lista di controllo per l'onboarding. Questi flussi di lavoro sono veloci, poco costosi da eseguire, facili da controllare e non hanno bisogno dell'intelligenza artificiale per eseguirli. Li costruiamo e controlliamo quelli esistenti che sono cresciuti insieme in un groviglio.

Dove l’AI crea valore aggiunto

Le regole si fermano dove l'input non è strutturato. Questa è la realtà quotidiana nella vendita e nell'assistenza:

• Email in arrivo e moduli con testo libero: Cosa vuole realmente questa persona, quanto è urgente, di quale linea di prodotti si tratta?
• Note sulla convocazione e sulla riunione: il risultato, il passo successivo e la data sono nel testo, non nei campi.
• Duplicati e dati sporchi: due record per un'azienda con nomi leggermente diversi o un contatto senza azienda.
• Seguiti e sintesi: un breve resoconto sullo stato di avanzamento prima di una chiamata, una bozza per l'e-mail successiva.

Cinque flussi di lavoro tipici

Questi sono processi tipici, non progetti dei clienti. In ogni caso, l’IA prepara e un venditore approva ciò che lascia l’edificio.

1. Assunzione di piombo

• Ingresso: un modulo web, un'e-mail o un messaggio da una parte interessata.
• L'intelligenza artificiale prepara: legge la richiesta, classifica necessità e urgenza, controlla se esiste un contatto o un'azienda, unisce duplicati evidenti come suggerimento, compila i campi e suggerisce il titolare secondo le tue regole.
• Il venditore controlla: il suggerimento per i casi poco chiari e invia la prima risposta scritta dall'AI.
• Uscita: un record pulito con il proprietario corretto e una bozza di risposta.

2. Appunti della riunione sui campi CRM

• Ingresso: Appunti o registrazione della chiamata, con il consenso di tutti.
• L'intelligenza artificiale prepara: una sintesi, il risultato, il passo successivo con una data, le persone citate e gli aggiornamenti sulle aree di business.
• Il venditore controlla: le modifiche prima che vengano scritte.
• Uscita: l'offerta aggiornata, un'attività per il passaggio successivo e una nota nella sequenza temporale.

3. Bozze di follow-up dopo le offerte

• Ingresso: l'offerta, il suo stato e la storia con il contatto.
• L'intelligenza artificiale prepara: una bozza successiva all'intervallo da te specificato, relativa al preventivo e all'ultima conversazione.
• Il venditore controlla: e invia o modifica il piano.
• Uscita: una bozza nella casella di posta del venditore e un'attività.

4. Igiene delle tubazioni

• Ingresso: la pipeline con offerte obsolete, campi mancanti e attività scadute.
• L'intelligenza artificiale prepara: un riepilogo settimanale per proprietario con proposte di pulizia e giustificazione.
• Il venditore controlla: qualsiasi suggerimento prima che venga apportata una modifica.
• Uscita: una pipeline più pulita e una rapida panoramica.

5. Passaggio alla consegna

• Ingresso: Un affare vinto con offerta, contratto e note.
• L'intelligenza artificiale prepara: la nota di consegna e il dossier cliente per il team di consegna con l'elenco delle domande aperte.
• Verifiche del titolare del conto: la nota e la invia.
• Uscita: un pacchetto di consegna nel sistema utilizzato dal team di consegna.

Cosa resta con le persone e cosa non facciamo

• Relazioni e prezzi: Discussioni, sconti e obblighi sono a carico del venditore.
• Messaggi in uscita: Nulla verrà inviato a potenziali clienti o clienti senza approvazione a meno che tu non abbia approvato un tipo di messaggio specifico e semplice.
• Valutare le persone per prendere decisioni su di loro: La definizione delle priorità con regole trasparenti va bene. Non creiamo sistemi che profilano gli individui in modo tale da incidere sui loro diritti o sull'accesso ai servizi.
• Decisioni sul personale: Non creiamo sistemi per valutare o selezionare singoli dipendenti o candidati. Questi rappresentano un rischio elevato secondo l'allegato III della legge sull'AI, cfr Categorie di rischio.

Consenso, protezione dei dati e normativa sull'IA

• Messaggi di marketing: Il follow-up automatico dei potenziali clienti deve rispettare le regole del marketing elettronico. Nel Regno Unito lo è Normativa sulla privacy e sulle comunicazioni elettroniche applicare. In Germania, § 7 UWG limita la pubblicità indesiderata via email e telefono. Altri paesi hanno regole simili.
• Dati personali: Ogni set di dati è un dato personale. Sono necessarie una base giuridica (articolo 6 GDPR), un accordo sul trattamento dei dati con ciascun fornitore (articolo 28), server nell’UE o nel Regno Unito e un modo per esercitare il diritto di opporsi al marketing diretto (articolo 21).
• Arricchimento: L'aggiunta di dati provenienti da fonti esterne richiede una base giuridica e trasparenza nei confronti degli interessati. Utilizziamo solo fonti che puoi comprovare.
• Legge sull'IA: Arte. 4 richiede sufficiente Competenza nell'intelligenza artificialee arte. 50 richiede che i chatbot dichiarino di essere AI. Questa panoramica è un'informazione generale e non una consulenza legale.

Sistemi che probabilmente usi

Il lavoro CRM viene generalmente svolto in HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho o Microsoft Dynamics 365 Sales, collegato a e-mail, calendario, uno strumento di quotazione e al sistema di contabilità. Costruiamo l'automazione propria del CRM dove è sufficiente e colleghiamo altri strumenti tramite le interfacce CRM, piattaforme di automazione come: Crea e Zapier o n8n, come descritto in Agenzia N8N o fai da te. I nomi sono solo indicativi e non rappresentano una partnership.

Come misurare i risultati

Considera un periodo prima e dopo: il tempo tra la richiesta e la prima risposta, la proporzione di record con campi obbligatori completi, il numero di duplicati, le trattative senza passaggio successivo e il tempo che i rappresentanti di vendita dedicano all'amministrazione. Coordiniamo le misure con voi fin dall'inizio e non promettiamo cifre in anticipo.