Automação com IA · CRM Automação de CRM: workflows HubSpot e onde a IA os completa

Quais fluxos de trabalho nativos funcionam bem?

Um fluxo de trabalho no HubSpot, um fluxo no Salesforce ou uma automação no Pipedrive são a ferramenta certa se uma regra puder descrever o caso. Um formulário enviado por uma empresa com mais de um número especificado de funcionários vai para um proprietário nomeado. Um acordo não implementado durante duas semanas gera abandono. Um negócio fechado e ganho aciona uma lista de verificação de integração. Esses fluxos de trabalho são rápidos, baratos de executar, fáceis de auditar e você não precisa de IA para executá-los. Nós os construímos e verificamos os existentes que se transformaram em um emaranhado.

Onde a IA cria valor acrescentado

As regras param onde a entrada não está estruturada. Esta é a realidade diária em vendas e atendimento:

• E‑mails recebidos e formulários com texto livre: O que essa pessoa realmente quer, quão urgente é isso, de que linha de produtos se trata?
• Notas de chamada e reunião: o resultado, o próximo passo e a data estão no texto, não nos campos.
• Dados duplicados e sujos: dois registros para uma empresa com nomes ligeiramente diferentes ou um contato sem empresa.
• Acompanhamentos e resumos: um breve relatório sobre o progresso antes de uma ligação, um rascunho para o próximo e-mail.

Cinco fluxos de trabalho típicos

Estes são processos típicos, não projetos de clientes. Em cada caso, a IA prepara e um vendedor aprova o que sai do prédio.

1. Ingestão de chumbo

• Entrada: um formulário web, um e-mail ou uma mensagem de um interessado.
• AI prepara: lê a solicitação, classifica necessidade e urgência, verifica se existe contato ou empresa, mescla duplicatas óbvias como sugestão, preenche os campos e sugere o proprietário de acordo com suas regras.
• Controles do vendedor: a sugestão para casos pouco claros e envia a primeira resposta escrita pela IA.
• Saída: um registro limpo com o proprietário correto e um rascunho de resposta.

2. Notas de reunião sobre campos de CRM

• Entrada: Notas ou gravação da ligação, com consentimento de todos.
• AI prepara: um resumo, o resultado, o próximo passo com data, as pessoas citadas e atualizações sobre as áreas de negócio.
• Controles do vendedor: as alterações antes de serem escritas.
• Saída: o acordo atualizado, uma tarefa para a próxima etapa e uma nota na linha do tempo.

3. Rascunhos de acompanhamento após ofertas

• Entrada: a oferta, seu status e o histórico do contato.
• AI prepara: um rascunho de acompanhamento no intervalo que você especificar, relacionado à cotação e à última conversa.
• Controles do vendedor: e envia ou altera o plano.
• Saída: um rascunho na caixa de correio do vendedor e uma tarefa.

4. Higiene da tubulação

• Entrada: o pipeline com negócios obsoletos, campos ausentes e tarefas atrasadas.
• AI prepara: um resumo semanal por proprietário com propostas de limpeza e justificativa.
• Controles do vendedor: qualquer sugestão antes de uma alteração ser feita.
• Saída: um pipeline mais limpo e uma visão geral rápida.

5. Entrega para entrega

• Entrada: Um acordo ganho com oferta, contrato e notas.
• AI prepara: a nota de entrega e a ficha do cliente para a equipe de entrega com uma lista de perguntas em aberto.
• Verificações do titular da conta: a nota e a envia.
• Saída: um pacote de entrega no sistema que a equipe de entrega usa.

O que fica com as pessoas e o que não fazemos

• Relações e preços: Discussões, descontos e obrigações são de responsabilidade do vendedor.
• Mensagens enviadas: Nada será enviado a clientes potenciais ou clientes sem aprovação, a menos que você tenha aprovado um tipo de mensagem simples e específico.
• Avaliando as pessoas para tomar decisões sobre elas: A priorização de leads com regras transparentes é adequada. Não criamos sistemas que traçam perfis de indivíduos de uma forma que afete os seus direitos ou acesso aos serviços.
• Decisões de pessoal: Não construímos sistemas que avaliem ou selecionem funcionários ou candidatos individuais. Estes representam um risco elevado de acordo com o Anexo III da Lei AI, ver Categorias de risco.

Consentimento, proteção de dados e a lei de IA

• Mensagens de marketing: O acompanhamento automático de potenciais clientes deve obedecer às regras do marketing eletrónico. No Reino Unido é Regulamentos de Privacidade e Comunicações Eletrônicas aplicar. Na Alemanha, § 7 UWG limita a publicidade indesejada via e-mail e telefone. Outros países têm regras semelhantes.
• Dados pessoais: Cada conjunto de dados são dados pessoais. Necessita de uma base jurídica (artigo 6.º do RGPD), de um acordo de tratamento de dados com cada fornecedor (artigo 28.º), de servidores na UE ou no Reino Unido e de uma forma de exercer o direito de oposição ao marketing direto (artigo 21.º).
• Enriquecimento: A adição de dados de fontes externas requer uma base jurídica e transparência para com os titulares dos dados. Usamos apenas fontes que você pode comprovar.
• Lei de IA: Arte. 4 requer suficiente Competência de IAe arte. 50 exige que os chatbots declarem que são IA. Esta visão geral é uma informação geral e não um aconselhamento jurídico.

Sistemas que você provavelmente usa

O trabalho de CRM normalmente é feito no HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho ou Microsoft Dynamics 365 Sales, conectado ao e-mail, calendário, ferramenta de cotação e sistema de contabilidade. Construímos na própria automação do CRM onde for suficiente e conectamos outras ferramentas através das interfaces do CRM, plataformas de automação como: Faça e Zapier ou n8n, conforme descrito em Agência N8N ou DIY. Os nomes são apenas para orientação e não representam uma parceria.

Como medir o sucesso

Considere um período antes e depois: o tempo entre a solicitação e a primeira resposta, a proporção de registros com campos obrigatórios preenchidos, o número de duplicatas, negócios sem próxima etapa e o tempo que os representantes de vendas gastam na administração. Coordenamos as medidas consigo no início e não prometemos quaisquer valores antecipadamente.