Αυτοματισμός AI · CRM Αυτοματοποίηση CRM: Ροές εργασίας HubSpot και πού τις συμπληρώνει η τεχνητή νοημοσύνη

Ποιες εγγενείς ροές εργασίας λειτουργούν καλά;

Μια ροή εργασίας στο HubSpot, μια ροή στο Salesforce ή ένας αυτοματισμός στο Pipedrive είναι το σωστό εργαλείο εάν ένας κανόνας μπορεί να περιγράψει την περίπτωση. Ένα έντυπο που υποβάλλεται από μια επιχείρηση με περισσότερους από έναν καθορισμένο αριθμό εργαζομένων πηγαίνει σε έναν επώνυμο ιδιοκτήτη. Μια συμφωνία που έμεινε ανεφάρμοστη για δύο εβδομάδες δημιουργεί εγκατάλειψη. Μια κλειστή και κερδισμένη συμφωνία ενεργοποιεί μια λίστα ελέγχου ενσωμάτωσης. Αυτές οι ροές εργασίας είναι γρήγορες, φθηνές στην εκτέλεση, εύκολοι στον έλεγχο και δεν χρειάζεστε τεχνητή νοημοσύνη για να τις κάνετε. Τα κατασκευάζουμε και ελέγχουμε τα υπάρχοντα που έχουν γίνει μαζί σε ένα κουβάρι.

Όπου η τεχνητή νοημοσύνη δημιουργεί προστιθέμενη αξία

Οι κανόνες σταματούν εκεί όπου η είσοδος δεν είναι δομημένη. Αυτή είναι η καθημερινή πραγματικότητα στις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση:

• Εισερχόμενα email και φόρμες με δωρεάν κείμενο: Τι θέλει πραγματικά αυτό το άτομο, πόσο επείγον είναι, για ποια σειρά προϊόντων πρόκειται;
• Σημειώσεις κλήσεων και συνάντησης: το αποτέλεσμα, το επόμενο βήμα και η ημερομηνία βρίσκονται στο κείμενο και όχι στα πεδία.
• Διπλότυπα και βρώμικα δεδομένα: δύο δίσκοι για μια εταιρεία με ελαφρώς διαφορετικά ονόματα ή μια επαφή χωρίς εταιρεία.
• Παρακολούθηση και περιλήψεις: μια σύντομη αναφορά για την πρόοδο πριν από μια κλήση, ένα προσχέδιο για το επόμενο email.

Πέντε τυπικές ροές εργασίας

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Σε κάθε περίπτωση, το AI προετοιμάζεται και ένας πωλητής εγκρίνει ό,τι φεύγει από το κτίριο.

1. Πρόσληψη μολύβδου

• Εισαγωγή: μια φόρμα web, ένα email ή ένα μήνυμα από ένα ενδιαφερόμενο μέρος.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει το αίτημα, ταξινομεί την ανάγκη και την επείγουσα ανάγκη, ελέγχει εάν υπάρχει επαφή ή εταιρεία, συγχωνεύει προφανή διπλότυπα ως πρόταση, συμπληρώνει τα πεδία και προτείνει τον ιδιοκτήτη σύμφωνα με τους κανόνες σας.
• Έλεγχοι πωλητή: την πρόταση για ασαφείς περιπτώσεις και στέλνει την πρώτη απάντηση που έχει γράψει η Δ.Ν.
• Έξοδος: ένα καθαρό αρχείο με τον σωστό ιδιοκτήτη και μια πρόχειρη απάντηση.

2. Σημειώσεις συνάντησης για πεδία CRM

• Εισαγωγή: Σημειώσεις ή ηχογράφηση της κλήσης, με τη συγκατάθεση όλων.
• Το AI προετοιμάζει: μια περίληψη, το αποτέλεσμα, το επόμενο βήμα με ημερομηνία, τα άτομα που αναφέρθηκαν και ενημερώσεις για τους επιχειρηματικούς τομείς.
• Έλεγχοι πωλητή: οι αλλαγές πριν γραφτούν.
• Έξοδος: η ενημερωμένη συμφωνία, μια εργασία για το επόμενο βήμα και μια σημείωση στο χρονοδιάγραμμα.

3. Συνέχεια προσχέδια μετά από προσφορές

• Εισαγωγή: την προσφορά, την κατάστασή της και το ιστορικό της επαφής.
• Το AI προετοιμάζει: ένα επόμενο προσχέδιο στο διάστημα που καθορίζετε, σχετικά με το απόσπασμα και την τελευταία συνομιλία.
• Έλεγχοι πωλητή: και στέλνει ή αλλάζει το σχέδιο.
• Έξοδος: ένα πρόχειρο στο γραμματοκιβώτιο του πωλητή και μια εργασία.

4. Υγιεινή σωλήνων

• Εισαγωγή: ο αγωγός με τις μπαγιάτικες συμφωνίες, τα πεδία που λείπουν και τις καθυστερημένες εργασίες.
• Το AI προετοιμάζει: εβδομαδιαία περίληψη ανά ιδιοκτήτη με προτεινόμενους καθαρισμούς και αιτιολόγηση.
• Έλεγχοι πωλητή: οποιαδήποτε πρόταση πριν γίνει μια αλλαγή.
• Έξοδος: έναν καθαρότερο αγωγό και μια γρήγορη επισκόπηση.

5. Παράδοση στην παράδοση

• Εισαγωγή: Μια κερδισμένη συμφωνία με προσφορά, συμβόλαιο και σημειώσεις.
• Το AI προετοιμάζει: το σημείωμα παράδοσης και το αρχείο πελάτη για την ομάδα παράδοσης με μια λίστα ανοιχτών ερωτήσεων.
• Επαληθεύσεις κατόχου λογαριασμού: το σημείωμα και το στέλνει.
• Έξοδος: ένα πακέτο παράδοσης στο σύστημα που χρησιμοποιεί η ομάδα παράδοσης.

Τι μένει στους ανθρώπους και τι δεν κάνουμε

• Σχέσεις και τιμές: Οι συζητήσεις, οι εκπτώσεις και οι υποχρεώσεις είναι ευθύνη του πωλητή.
• Εξερχόμενα μηνύματα: Τίποτα δεν θα σταλεί σε υποψήφιους πελάτες ή πελάτες χωρίς έγκριση, εκτός εάν έχετε εγκρίνει έναν συγκεκριμένο, απλό τύπο μηνύματος.
• Αξιολόγηση των ανθρώπων για αποφάσεις σχετικά με αυτούς: Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων με διαφανείς κανόνες είναι μια χαρά. Δεν δημιουργούμε συστήματα που παρουσιάζουν προφίλ ατόμων με τρόπο που επηρεάζει τα δικαιώματά τους ή την πρόσβασή τους σε υπηρεσίες.
• Αποφάσεις προσωπικού: Δεν κατασκευάζουμε συστήματα που αξιολογούν ή επιλέγουν μεμονωμένους υπαλλήλους ή αιτούντες. Αυτά αντιπροσωπεύουν υψηλό κίνδυνο σύμφωνα με το Παράρτημα III του νόμου περί AI, βλ Κατηγορίες κινδύνου.

Συναίνεση, προστασία δεδομένων και νόμος για την τεχνητή νοημοσύνη

• Μηνύματα μάρκετινγκ: Η αυτόματη παρακολούθηση των πιθανών πελατών πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες ηλεκτρονικού μάρκετινγκ. Στο Ηνωμένο Βασίλειο είναι Κανονισμοί Απορρήτου και Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών ισχύουν. Στη Γερμανία, § 7 UWG περιορίζει την ανεπιθύμητη διαφήμιση μέσω email και τηλεφώνου. Άλλες χώρες έχουν παρόμοιους κανόνες.
• Προσωπικά δεδομένα: Κάθε σύνολο δεδομένων είναι προσωπικά δεδομένα. Χρειάζεστε μια νομική βάση (άρθρο 6 GDPR), μια συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων με κάθε πάροχο (άρθρο 28), διακομιστές στην ΕΕ ή στο Ηνωμένο Βασίλειο και έναν τρόπο άσκησης του δικαιώματος αντίρρησης στο άμεσο μάρκετινγκ (άρθρο 21).
• Εμπλουτισμός: Η προσθήκη δεδομένων από εξωτερικές πηγές απαιτεί νομική βάση και διαφάνεια έναντι των υποκειμένων των δεδομένων. Χρησιμοποιούμε μόνο πηγές που μπορείτε να τεκμηριώσετε.
• Νόμος AI: Τέχνη. 4 απαιτεί επαρκή Ικανότητα τεχνητής νοημοσύνηςκαι τέχνη. 50 απαιτεί από τα chatbots να δηλώσουν ότι είναι AI. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Συστήματα που πιθανότατα χρησιμοποιείτε

Η εργασία CRM γίνεται συνήθως σε HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho ή Microsoft Dynamics 365 Sales, συνδεδεμένη με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το ημερολόγιο, ένα εργαλείο αναφοράς και το λογιστικό σύστημα. Χτίζουμε τον αυτοματισμό του CRM όπου είναι επαρκής και συνδέουμε άλλα εργαλεία μέσω των διεπαφών CRM, πλατφόρμες αυτοματισμού όπως: Μακέ και Ζάπιερ ή n8n, όπως περιγράφεται στο Πρακτορείο N8N ή DIY. Τα ονόματα είναι μόνο για καθοδήγηση και δεν αντιπροσωπεύουν μια συνεργασία.

Πώς να μετρήσετε την επιτυχία

Εξετάστε μια περίοδο πριν και μετά: το χρονικό διάστημα μεταξύ του αιτήματος και της πρώτης απάντησης, το ποσοστό των εγγραφών με πλήρη υποχρεωτικά πεδία, τον αριθμό των διπλότυπων, τις προσφορές χωρίς επόμενο βήμα και τον χρόνο που αφιερώνουν οι εκπρόσωποι πωλήσεων στη διαχείριση. Συντονίζουμε τα μέτρα μαζί σας στην αρχή και δεν υποσχόμαστε στοιχεία εκ των προτέρων.