Automatización con IA · CRM Automatización CRM: workflows de HubSpot y dónde los completa la IA

¿Qué flujos de trabajo nativos funcionan bien?

Un flujo de trabajo en HubSpot, un flujo en Salesforce o una automatización en Pipedrive es la herramienta adecuada si una regla puede describir el caso. Un formulario enviado por una empresa con más de un número específico de empleados se envía a un propietario designado. Un acuerdo que no se implementa durante dos semanas genera abandono. Un acuerdo cerrado y ganado desencadena una lista de verificación de incorporación. Estos flujos de trabajo son rápidos, económicos de ejecutar, fáciles de auditar y no necesita IA para realizarlos. Los construimos y comprobamos los existentes que han crecido juntos formando una maraña.

Donde la IA crea valor añadido

Las reglas terminan cuando la entrada no está estructurada. Esta es la realidad diaria en ventas y servicio:

• Correos electrónicos entrantes y formularios con texto libre: ¿Qué quiere realmente esta persona, qué tan urgente es, de qué línea de productos se trata?
• Notas de convocatoria y reunión: el resultado, el siguiente paso y la fecha están en el texto, no en los campos.
• Datos duplicados y sucios: dos registros para una empresa con nombres ligeramente diferentes o un contacto sin empresa.
• Seguimientos y resúmenes: un breve informe sobre el progreso antes de una llamada, un borrador para el próximo correo electrónico.

Cinco flujos de trabajo típicos

Estos son procesos típicos, no proyectos de clientes. En cada caso, la IA prepara y un vendedor aprueba lo que sale del edificio.

1. Ingesta de plomo

• Entrada: un formulario web, un correo electrónico o un mensaje de un interesado.
• La IA prepara: lee la solicitud, clasifica la necesidad y la urgencia, comprueba si existe un contacto o una empresa, fusiona duplicados obvios como sugerencia, completa los campos y sugiere el propietario según tus reglas.
• El vendedor controla: la sugerencia para casos poco claros y envía la primera respuesta escrita por la IA.
• Salida: un registro limpio con el propietario correcto y un borrador de respuesta.

2. Notas de la reunión en los campos de CRM

• Entrada: Notas o una grabación de la llamada, con el consentimiento de todos.
• La IA prepara: un resumen, el resultado, el siguiente paso con fecha, las personas mencionadas y actualizaciones sobre las áreas de negocio.
• El vendedor controla: los cambios antes de escribirlos.
• Salida: el acuerdo actualizado, una tarea para el siguiente paso y una nota en la línea de tiempo.

3. Seguimiento de borradores tras ofertas.

• Entrada: la oferta, su estado y el historial con el contacto.
• La IA prepara: un borrador de seguimiento en el intervalo que usted especifique, relacionado con la cotización y la última conversación.
• El vendedor controla: y envía o cambia el plan.
• Salida: un borrador en el buzón del vendedor y una tarea.

4. Higiene de las tuberías

• Entrada: el proceso con acuerdos obsoletos, campos faltantes y tareas atrasadas.
• La IA prepara: un resumen semanal por propietario con limpiezas propuestas y justificación.
• El vendedor controla: cualquier sugerencia antes de realizar un cambio.
• Salida: una tubería más limpia y una descripción general rápida.

5. Entrega a la entrega

• Entrada: Un trato ganado con oferta, contrato y notas.
• La IA prepara: la nota de entrega y la ficha del cliente para el equipo de entrega con una lista de preguntas abiertas.
• Verificaciones del titular de la cuenta: la nota y la envía.
• Salida: un paquete de entrega en el sistema que utiliza el equipo de entrega.

Lo que se queda con la gente y lo que no hacemos

• Relaciones y precios: Las discusiones, descuentos y obligaciones son responsabilidad del vendedor.
• Mensajes salientes: No se enviará nada a clientes potenciales o clientes sin aprobación a menos que usted haya aprobado un tipo de mensaje simple y específico.
• Evaluar a las personas para tomar decisiones sobre ellas: La priorización de clientes potenciales con reglas transparentes está bien. No creamos sistemas que perfilen a las personas de una manera que afecte sus derechos o su acceso a los servicios.
• Decisiones de personal: No creamos sistemas que evalúen o seleccionen empleados o solicitantes individuales. Estos representan un alto riesgo según el Anexo III de la Ley de IA, ver Categorías de riesgo.

Consentimiento, protección de datos y ley de IA

• Mensajes de marketing: El seguimiento automático de los clientes potenciales debe cumplir con las normas de marketing electrónico. En el Reino Unido es Reglamento de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas aplicar. En Alemania, Artículo 7 de la UGG limita la publicidad no deseada a través de correo electrónico y teléfono. Otros países tienen reglas similares.
• Datos personales: Cada conjunto de datos son datos personales. Necesita una base legal (Artículo 6 del RGPD), un acuerdo de procesamiento de datos con cada proveedor (Artículo 28), servidores en la UE o el Reino Unido y una forma de ejercer el derecho a oponerse al marketing directo (Artículo 21).
• Enriquecimiento: Agregar datos de fuentes externas requiere una base legal y transparencia hacia los interesados. Sólo utilizamos fuentes que usted pueda corroborar.
• Ley de IA: Arte. 4 requiere suficiente Competencia en IAy arte. 50 requiere que los chatbots declaren que son IA. Esta descripción general es información general y no asesoramiento legal.

Sistemas que probablemente utilices

El trabajo de CRM normalmente se realiza en HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho o Microsoft Dynamics 365 Sales, conectado al correo electrónico, al calendario, a una herramienta de cotizaciones y al sistema de contabilidad. Construimos la automatización propia del CRM cuando sea suficiente y conectamos otras herramientas a través de las interfaces del CRM, plataformas de automatización como: Hacer y Zapier o n8n, como se describe en Agencia N8N o bricolaje. Los nombres son sólo orientativos y no representan una asociación.

Cómo medir los resultados

Considere un período antes y después: el tiempo entre la solicitud y la primera respuesta, la proporción de registros con campos obligatorios completos, la cantidad de duplicados, transacciones sin un siguiente paso y el tiempo que los representantes de ventas dedican a la administración. Coordinamos las medidas con usted desde el principio y no prometemos cifras por adelantado.