Automatyzacja AI · CRM Automatyzacja CRM: workflowy HubSpot i gdzie uzupełnia je AI

Które natywne przepływy pracy sprawdzają się dobrze?

Przepływ pracy w HubSpot, przepływ w Salesforce lub automatyzacja w Pipedrive to właściwe narzędzie, jeśli reguła może opisać przypadek. Formularz przesłany przez firmę zatrudniającą więcej niż określoną liczbę pracowników trafia do wskazanego właściciela. Umowa niewdrożona przez dwa tygodnie powoduje porzucenie. Zamknięta i wygrana transakcja uruchamia listę kontrolną wdrożenia. Te przepływy pracy są szybkie, niedrogie w obsłudze, łatwe do kontrolowania i nie wymagają sztucznej inteligencji, aby je wykonać. Budujemy je i sprawdzamy istniejące, które zrosły się w plątaninę.

Gdzie sztuczna inteligencja tworzy wartość dodaną

Reguły kończą się, gdy dane wejściowe nie są ustrukturyzowane. Tak wygląda codzienność w sprzedaży i serwisie:

• Przychodzące e-maile i formularze z dowolnym tekstem: Czego właściwie ta osoba chce, jak pilne jest to zadanie, o jaką linię produktów chodzi?
• Notatki z rozmów i spotkań: wynik, następny krok i data znajdują się w tekście, a nie w polach.
• Duplikaty i brudne dane: dwa rekordy dla firmy o nieco innych nazwach lub kontakt bez firmy.
• Dalsze działania i podsumowania: krótki raport z przebiegu rozmowy przed rozmową, projekt kolejnego maila.

Pięć typowych przepływów pracy

Są to typowe procesy, a nie projekty klientów. W każdym przypadku AI przygotowuje, a sprzedawca zatwierdza to, co opuszcza budynek.

1. Spożycie ołowiu

• Wejście: formularz internetowy, e-mail lub wiadomość od zainteresowanej strony.
• AI przygotowuje: czyta zapytanie, klasyfikuje potrzebę i pilność, sprawdza, czy istnieje kontakt lub firma, łączy oczywiste duplikaty jako sugestię, wypełnia pola i sugeruje właściciela zgodnie z Twoimi zasadami.
• Kontrola sprzedawcy: sugestię w przypadku niejasnych przypadków i wysyła pierwszą odpowiedź napisaną przez sztuczną inteligencję.
• Dane wyjściowe: czysta kartoteka z właściwym właścicielem i wersja robocza odpowiedzi.

2. Notatki ze spotkań w polach CRM

• Wejście: Notatki lub nagranie rozmowy, za zgodą wszystkich osób.
• AI przygotowuje: podsumowanie, wynik, kolejny krok z datą, wspomniane osoby i aktualizacje obszarów biznesowych.
• Kontrola sprzedawcy: zmiany przed ich zapisaniem.
• Dane wyjściowe: zaktualizowaną ofertę, zadanie na kolejny krok i notatkę na osi czasu.

3. Kolejne wersje robocze po ofertach

• Wejście: ofertę, jej status i historię kontaktu.
• AI przygotowuje: projekt uzupełniający w określonym przez Ciebie odstępie czasu, odnoszący się do wyceny i ostatniej rozmowy.
• Kontrola sprzedawcy: i wysyła lub zmienia plan.
• Dane wyjściowe: projekt w skrzynce pocztowej sprzedającego i zadanie.

4. Higiena rur

• Wejście: rurociąg z nieaktualnymi transakcjami, brakującymi polami i zaległymi zadaniami.
• AI przygotowuje: cotygodniowe podsumowanie dla każdego właściciela z proponowanymi porządkami i uzasadnieniem.
• Kontrola sprzedawcy: wszelkie sugestie przed wprowadzeniem zmian.
• Dane wyjściowe: czystszy rurociąg i szybki przegląd.

5. Przekazanie do dostawy

• Wejście: Wygrana transakcja z ofertą, umową i notatkami.
• AI przygotowuje: dowód przekazania oraz akta klienta dla zespołu dostawczego z listą otwartych pytań.
• Weryfikacja posiadacza konta: notatkę i wysyła ją dalej.
• Dane wyjściowe: pakiet przekazania w systemie, z którego korzysta zespół dostawczy.

Co zostaje z ludźmi, a czego nie robimy

• Relacje i ceny: Za dyskusje, rabaty i zobowiązania odpowiada sprzedawca.
• Wiadomości wychodzące: Nic nie zostanie wysłane do potencjalnych klientów ani klientów bez zatwierdzenia, chyba że zatwierdzisz konkretny, prosty typ wiadomości.
• Ocenianie ludzi pod kątem decyzji na ich temat: Priorytetyzowanie leadów za pomocą przejrzystych zasad jest w porządku. Nie tworzymy systemów profilujących osoby w sposób wpływający na ich prawa lub dostęp do usług.
• Decyzje personalne: Nie budujemy systemów oceniających lub selekcjonujących poszczególnych pracowników lub kandydatów. Stanowią one wysokie ryzyko zgodnie z załącznikiem III ustawy o sztucznej inteligencji, zob Kategorie ryzyka.

Zgoda, ochrona danych i prawo AI

• Komunikaty marketingowe: Automatyczne śledzenie potencjalnych klientów musi być zgodne z zasadami marketingu elektronicznego. W Wielkiej Brytanii tak Regulamin Prywatności i Komunikacji Elektronicznej zastosować. W Niemczech § 7 UWG ogranicza niechciane reklamy za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonu. Inne kraje mają podobne zasady.
• Dane osobowe: Każdy zbiór danych jest danymi osobowymi. Potrzebujesz podstawy prawnej (art. 6 RODO), umowy o przetwarzaniu danych z każdym dostawcą (art. 28), serwerów w UE lub Wielkiej Brytanii oraz możliwości skorzystania z prawa do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego (art. 21).
• Wzbogacanie: Dodawanie danych ze źródeł zewnętrznych wymaga podstawy prawnej i przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą. Korzystamy wyłącznie ze źródeł, które możesz uzasadnić.
• Prawo sztucznej inteligencji: Sztuka. 4 wymaga wystarczającego Kompetencje AIi sztuka. 50 wymaga, aby chatboty deklarowały, że są sztuczną inteligencją. Niniejszy przegląd stanowi informację ogólną, a nie poradę prawną.

Systemy, z których prawdopodobnie korzystasz

Praca CRM odbywa się zazwyczaj w HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho lub Microsoft Dynamics 365 Sales, połączonych z pocztą e-mail, kalendarzem, narzędziem do wyceny i systemem księgowym. Wbudowujemy własną automatyzację CRM tam, gdzie jest to wystarczające i podłączamy inne narzędzia poprzez interfejsy CRM, platformy automatyzacji takie jak: Marka i Zapier lub n8n, jak opisano w Agencja N8N lub DIY. Nazwy mają wyłącznie charakter informacyjny i nie reprezentują partnerstwa.

Jak mierzyć efekty

Weź pod uwagę okres przed i po: czas między żądaniem a pierwszą odpowiedzią, odsetek rekordów z wypełnionymi obowiązkowymi polami, liczbę duplikatów, transakcje bez kolejnego kroku oraz czas, jaki przedstawiciele handlowi spędzają na administracji. Działania koordynujemy z Państwem na początku i nie obiecujemy z góry żadnych liczb.