Automatizace AI · CRM Automatizace CRM: Pracovní postupy HubSpot a kde je AI doplňuje

Které nativní pracovní postupy fungují dobře?

Pracovní postup v HubSpot, tok v Salesforce nebo automatizace v Pipedrive jsou tím správným nástrojem, pokud pravidlo může případ popsat. Formulář odeslaný firmou s více než stanoveným počtem zaměstnanců jde jmenovanému vlastníkovi. Dohoda ponechaná dva týdny nerealizovaná vede k opuštění. Uzavřená a vyhraná dohoda spustí kontrolní seznam pro registraci. Tyto pracovní postupy jsou rychlé, nenákladné na provoz, snadno se auditují a nepotřebujete k nim umělou inteligenci. Stavíme je a kontrolujeme ty stávající, které spolu srostly do spleti.

Kde AI vytváří přidanou hodnotu

Pravidla končí tam, kde vstup není strukturovaný. Toto je každodenní realita v prodeji a servisu:

• Příchozí e-maily a formuláře s volným textem: Co ten člověk vlastně chce, jak je to naléhavé, o jakou produktovou řadu jde?
• Poznámky k hovoru a setkání: výsledek, další krok a datum jsou v textu, nikoli v polích.
• Duplicitní a špinavá data: dva záznamy pro společnost s mírně odlišnými názvy nebo kontakt na žádnou společnost.
• Následná opatření a shrnutí: krátká zpráva o průběhu před hovorem, návrh pro další e-mail.

Pět typických pracovních postupů

Jsou to typické procesy, nikoli zákaznické projekty. V každém případě AI připraví a prodejce schválí, co opouští budovu.

1. Příjem olova

• Vstup: webový formulář, e-mail nebo zpráva od zájemce.
• AI připravuje: přečte požadavek, klasifikuje potřebu a naléhavost, zkontroluje, zda existuje kontakt nebo společnost, sloučí zjevné duplikáty jako návrh, vyplní pole a navrhne vlastníka podle vašich pravidel.
• Kontroly prodejce: návrh na nejasné případy a zasílá první odpověď napsanou AI.
• výstup: čistý záznam se správným vlastníkem a návrh odpovědi.

2. Poznámky ze schůze v oblastech CRM

• Vstup: Poznámky nebo záznam hovoru se souhlasem všech.
• AI připravuje: shrnutí, výsledek, další krok s datem, zmíněnými lidmi a aktualizacemi obchodních oblastí.
• Kontroly prodejce: změny před jejich zapsáním.
• výstup: aktualizovanou dohodu, úkol pro další krok a poznámku na časové ose.

3. Následné návrhy po nabídkách

• Vstup: nabídku, její stav a historii s kontaktem.
• AI připravuje: následný návrh v intervalu, který určíte, týkající se nabídky a poslední konverzace.
• Kontroly prodejce: a pošle nebo změní plán.
• výstup: návrh ve schránce prodávajícího a úkol.

4. Hygiena potrubí

• Vstup: potrubí se zastaralými nabídkami, chybějícími poli a zpožděnými úkoly.
• AI připravuje: týdenní shrnutí na vlastníka s navrhovaným vyčištěním a zdůvodněním.
• Kontroly prodejce: jakýkoli návrh před provedením změny.
• výstup: čistší potrubí a rychlý přehled.

5. Předání k dodávce

• Vstup: Vyhraná dohoda s nabídkou, smlouvou a poznámkami.
• AI připravuje: předávací list a zákaznický spis pro doručovací tým se seznamem otevřených otázek.
• Ověření majitele účtu: poznámku a pošle ji dál.
• výstup: předávací balíček v systému, který doručovací tým používá.

Co lidem zůstává a co neděláme

• Vztahy a ceny: Za jednání, slevy a závazky odpovídá prodávající.
• Odchozí zprávy: Bez souhlasu nebude potenciálním zákazníkům ani zákazníkům zasláno nic, pokud neschválíte konkrétní, jednoduchý typ zprávy.
• Hodnocení lidí pro rozhodnutí o nich: Stanovení priorit potenciálních zákazníků s transparentními pravidly je v pořádku. Nevytváříme systémy, které profilují jednotlivce způsobem, který ovlivňuje jejich práva nebo přístup ke službám.
• Personální rozhodnutí: Nevytváříme systémy, které hodnotí nebo vybírají jednotlivé zaměstnance nebo uchazeče. Ty představují vysoké riziko dle přílohy III zákona o AI, viz Rizikové kategorie.

Souhlas, ochrana dat a právo AI

• Marketingová sdělení: Automatické sledování potenciálních zákazníků musí být v souladu s pravidly elektronického marketingu. Ve Spojeném království ano Předpisy o ochraně osobních údajů a elektronických komunikacích uplatnit. v Německu § 7 UWG omezuje nežádoucí reklamu prostřednictvím e-mailu a telefonu. Ostatní země mají podobná pravidla.
• Osobní údaje: Každý soubor dat je osobní údaj. Potřebujete právní základ (článek 6 GDPR), smlouvu o zpracování údajů s každým poskytovatelem (článek 28), servery v EU nebo Spojeném království a způsob, jak uplatnit právo vznést námitku proti přímému marketingu (článek 21).
• Obohacení: Přidávání údajů z externích zdrojů vyžaduje právní základ a transparentnost vůči subjektům údajů. Používáme pouze zdroje, které můžete doložit.
• Zákon AI: umění. 4 vyžaduje dostatečné Kompetence AIa umění. 50 vyžaduje, aby chatboti prohlásili, že jsou AI. Tento přehled je obecnými informacemi, nikoli právním poradenstvím.

Systémy, které pravděpodobně používáte

Práce CRM se obvykle provádí v aplikacích HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho nebo Microsoft Dynamics 365 Sales, které jsou propojeny s e-mailem, kalendářem, nástrojem pro nabídky a účetním systémem. Zabudujeme vlastní automatizaci CRM tam, kde to stačí a propojíme další nástroje přes CRM rozhraní, automatizační platformy jako např. Make a Zapier nebo n8n, jak je popsáno v Agentura N8N nebo DIY. Jména jsou pouze orientační a nepředstavují partnerství.

Jak měřit úspěšnost

Zvažte období před a po: čas mezi žádostí a první odpovědí, podíl záznamů s vyplněnými povinnými poli, počet duplikátů, obchody bez dalšího kroku a čas, který obchodní zástupci stráví administrativou. Opatření s vámi na začátku koordinujeme a neslibujeme předem žádná čísla.