AI‑automatisering · CRM CRM automation: HubSpot workflows en waar AI ze aanvult

Welke native workflows werken goed?

Een workflow in HubSpot, een flow in Salesforce of een automatisering in Pipedrive zijn de juiste tool als een regel de casus kan beschrijven. Een formulier dat wordt ingediend door een bedrijf met meer dan een bepaald aantal werknemers, gaat naar een genoemde eigenaar. Als een deal twee weken niet wordt uitgevoerd, ontstaat er verlating. Een gesloten en gewonnen deal activeert een onboarding-checklist. Deze workflows zijn snel, goedkoop in gebruik, gemakkelijk te controleren en je hebt er geen AI voor nodig. We bouwen ze en controleren bestaande die tot een kluwen zijn uitgegroeid.

Waar AI meerwaarde creëert

Regels houden op waar de invoer niet gestructureerd is. Dit is de dagelijkse realiteit in verkoop en service:

• Inkomende e-mails en formulieren met vrije tekst: Wat wil deze persoon eigenlijk, hoe urgent is het, om welke productlijn gaat het?
• Oproep- en vergadernotities: het resultaat, de volgende stap en de datum staan in de tekst, niet in de velden.
• Duplicaten en vuile gegevens: twee records voor een bedrijf met iets andere namen of een contactpersoon zonder bedrijf.
• Vervolg en samenvattingen: een kort verslag van de voortgang voorafgaand aan een gesprek, een concept voor de volgende e-mail.

Vijf typische workflows

Dit zijn typische processen, geen klantprojecten. In elk geval bereidt de AI zich voor en keurt een verkoper goed wat het gebouw verlaat.

1. Loodinname

• Invoer: een webformulier, een e-mail of een bericht van een geïnteresseerde.
• AI bereidt voor: leest de aanvraag, classificeert behoefte en urgentie, controleert of een contactpersoon of bedrijf bestaat, voegt voor de hand liggende duplicaten samen als suggestie, vult de velden in en stelt de eigenaar voor volgens uw regels.
• Verkoperscontroles: de suggestie voor onduidelijke gevallen en stuurt het eerste antwoord geschreven door de AI.
• Uitgang: een schoon dossier met de juiste eigenaar en een conceptreactie.

2. Vergadernotities op CRM-velden

• Invoer: Aantekeningen of een opname van het gesprek, met ieders toestemming.
• AI bereidt voor: een samenvatting, het resultaat, de volgende stap met een datum, de genoemde personen en updates op de bedrijfsgebieden.
• Verkoperscontroles: de wijzigingen voordat ze worden geschreven.
• Uitgang: de bijgewerkte deal, een taak voor de volgende stap en een notitie in de tijdlijn.

3. Vervolgconcepten na offertes

• Invoer: het aanbod, de status ervan en de geschiedenis met het contact.
• AI bereidt voor: op het door u aangegeven interval een vervolgconcept, gerelateerd aan de offerte en het laatste gesprek.
• Verkoperscontroles: en verzendt of wijzigt het plan.
• Uitgang: een concept in de mailbox van de verkoper en een taak.

4. Leidinghygiëne

• Invoer: de pijplijn met verouderde deals, ontbrekende velden en achterstallige taken.
• AI bereidt voor: een wekelijks overzicht per eigenaar met voorgestelde opruimacties en verantwoording.
• Verkoperscontroles: elke suggestie voordat er een wijziging wordt aangebracht.
• Uitgang: een schonere pijplijn en een snel overzicht.

5. Overdracht tot levering

• Invoer: Een gewonnen deal met aanbieding, contract en notities.
• AI bereidt voor: de overdrachtsbrief en het klantendossier voor het bezorgteam met een lijst met open vragen.
• Verificaties van accounthouders: het briefje en stuurt het door.
• Uitgang: een overdrachtspakket in het systeem dat het bezorgteam gebruikt.

Wat blijft mensen bij en wat doen we niet

• Relaties en prijzen: Discussies, kortingen en verplichtingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de verkoper.
• Uitgaande berichten: Er wordt niets zonder toestemming naar prospects of klanten verzonden, tenzij u een specifiek, eenvoudig berichttype heeft goedgekeurd.
• Mensen beoordelen op beslissingen over hen: Prioriteit geven aan leads met transparante regels is prima. We creëren geen systemen die individuen profileren op een manier die hun rechten of toegang tot diensten beïnvloedt.
• Personeelsbeslissingen: Wij bouwen geen systemen die individuele medewerkers of sollicitanten beoordelen of selecteren. Deze vertegenwoordigen een hoog risico volgens bijlage III van de AI‑wet, zie Risicocategorieën.

Toestemming, gegevensbescherming en de AI‑wet

• Marketingboodschappen: Automatische opvolging van potentiële klanten moet voldoen aan de elektronische marketingregels. In Groot-Brittannië wel Regelgeving voor privacy en elektronische communicatie toepassen. In Duitsland, § 7 UWG beperkt ongewenste reclame via e-mail en telefoon. Andere landen hebben soortgelijke regels.
• Persoonlijke gegevens: Elke dataset bestaat uit persoonsgegevens. U hebt een wettelijke basis nodig (artikel 6 AVG), een gegevensverwerkingsovereenkomst met elke aanbieder (artikel 28), servers in de EU of het VK en een manier om het recht uit te oefenen om bezwaar te maken tegen direct marketing (artikel 21).
• Verrijking: Het toevoegen van gegevens uit externe bronnen vereist een wettelijke basis en transparantie richting de betrokkenen. Wij gebruiken uitsluitend bronnen die u kunt onderbouwen.
• AI‑wet: Kunst. 4 vereist voldoende AI‑competentieen kunst. 50 vereist dat chatbots verklaren dat ze AI zijn. Dit overzicht is algemene informatie en geen juridisch advies.

Systemen die u waarschijnlijk gebruikt

CRM-werk wordt doorgaans gedaan in HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho of Microsoft Dynamics 365 Sales, verbonden met e-mail, agenda, een offertetool en het boekhoudsysteem. We bouwen de eigen automatisering van het CRM in waar dit voldoende is en verbinden andere tools via de CRM-interfaces, automatiseringsplatformen zoals: Make en Zapier of n8n, zoals beschreven in N8N-bureau of doe-het-zelf. De namen zijn uitsluitend bedoeld als richtlijn en vertegenwoordigen geen partnerschap.

Zo meet u het resultaat

Denk aan een periode ervoor en erna: de tijd tussen aanvraag en eerste reactie, het aandeel records met volledig verplichte velden, het aantal duplicaten, deals zonder volgende stap en de tijd die verkopers aan administratie besteden. Wij stemmen de maatregelen in het begin met u af en beloven vooraf geen cijfers.