Automatizare AI · CRM Automatizare CRM: fluxurile de lucru HubSpot și unde AI le completează

Ce fluxuri de lucru native funcționează bine?

Un flux de lucru în HubSpot, un flux în Salesforce sau o automatizare în Pipedrive este instrumentul potrivit dacă o regulă poate descrie cazul. Un formular trimis de o companie cu mai mult de un număr specificat de angajați se adresează unui proprietar numit. O înțelegere rămasă neimplementată timp de două săptămâni creează abandon. O afacere închisă și câștigată declanșează o listă de verificare pentru integrare. Aceste fluxuri de lucru sunt rapide, ieftine de rulat, ușor de auditat și nu aveți nevoie de AI pentru a le face. Le construim și le verificăm pe cele existente care au crescut împreună într-o încurcătură.

Unde AI creează valoare adăugată

Regulile se opresc acolo unde intrarea nu este structurată. Aceasta este realitatea zilnică în vânzări și service:

• E‑mailuri și formulare primite cu text liber: Ce își dorește de fapt această persoană, cât de urgent este, despre ce linie de produse este vorba?
• Note de apel și întâlnire: rezultatul, pasul următor și data sunt în text, nu în câmpuri.
• Date duplicate și murdare: două înregistrări pentru o companie cu nume ușor diferite sau un contact fără companie.
• Urmariri si rezumate: un scurt raport despre progresul înainte de un apel, o schiță pentru următorul e-mail.

Cinci fluxuri de lucru tipice

Acestea sunt procese tipice, nu proiecte ale clienților. În fiecare caz, AI se pregătește și un agent de vânzări aprobă ceea ce părăsește clădirea.

1. Aportul de plumb

• Intrare: un formular web, un e-mail sau un mesaj de la o parte interesată.
• AI pregătește: citește cererea, clasifică nevoia și urgența, verifică dacă există un contact sau o companie, îmbină duplicatele evidente ca sugestie, completează câmpurile și sugerează proprietarul conform regulilor tale.
• Controlul vânzătorului: sugestia pentru cazuri neclare și trimite primul răspuns scris de AI.
• Ieșire: o înregistrare curată cu proprietarul corect și un răspuns nefinalizat.

2. Note de întâlnire pe câmpurile CRM

• Intrare: Note sau o înregistrare a apelului, cu acordul tuturor.
• AI pregătește: un rezumat, rezultatul, pasul următor cu o dată, persoanele menționate și actualizări pe domeniile de afaceri.
• Controlul vânzătorului: modificările înainte de a fi scrise.
• Ieșire: oferta actualizată, o sarcină pentru pasul următor și o notă în cronologia.

3. Schițe de urmărire după oferte

• Intrare: oferta, statutul acesteia și istoricul cu contactul.
• AI pregătește: o schiță ulterioară la intervalul pe care îl specificați, referitoare la citat și la ultima conversație.
• Controlul vânzătorului: și trimite sau schimbă planul.
• Ieșire: o ciornă în căsuța poștală a vânzătorului și o sarcină.

4. Igiena conductelor

• Intrare: conducta cu oferte învechite, câmpuri lipsă și sarcini restante.
• AI pregătește: un rezumat săptămânal pentru fiecare proprietar cu curățiri propuse și justificare.
• Controlul vânzătorului: orice sugestie înainte de a face o modificare.
• Ieșire: o conductă mai curată și o privire de ansamblu rapidă.

5. Predare la livrare

• Intrare: O afacere câștigată cu ofertă, contract și note.
• AI pregătește: nota de predare și dosarul client pentru echipa de livrare cu o listă de întrebări deschise.
• Verificări ale titularului de cont: nota și o trimite mai departe.
• Ieșire: un pachet de predare în sistem pe care îl utilizează echipa de livrare.

Ce rămâne cu oamenii și ce nu facem

• Relatii si preturi: Discuțiile, reducerile și obligațiile sunt în sarcina vânzătorului.
• Mesaje trimise: Nimic nu va fi trimis potențialilor sau clienților fără aprobare decât dacă ați aprobat un anumit tip de mesaj simplu.
• Evaluarea oamenilor pentru deciziile referitoare la ei: Prioritizarea clienților potențiali cu reguli transparente este în regulă. Nu creăm sisteme care profilează persoanele într-un mod care să le afecteze drepturile sau accesul la servicii.
• Deciziile de personal: Nu construim sisteme care evaluează sau selectează angajații sau solicitanții individuali. Acestea reprezintă un risc ridicat conform Anexei III din Legea AI, a se vedea Categorii de risc.

Consimțământul, protecția datelor și legea AI

• Mesaje de marketing: Urmărirea automată a potențialilor clienți trebuie să respecte regulile de marketing electronic. În Marea Britanie este Reglementări privind confidențialitatea și comunicațiile electronice aplica. In Germania, § 7 UWG limitează publicitatea nedorită prin e-mail și telefon. Alte țări au reguli similare.
• Date personale: Fiecare set de date este date cu caracter personal. Aveți nevoie de un temei legal (articolul 6 GDPR), de un acord de prelucrare a datelor cu fiecare furnizor (articolul 28), de servere din UE sau din Regatul Unit și de o modalitate de a vă exercita dreptul de a vă opune marketingului direct (articolul 21).
• Îmbogățire: Adăugarea datelor din surse externe necesită o bază legală și transparență față de persoanele vizate. Folosim doar surse pe care le puteți dovedi.
• Legea AI: art. 4 necesită suficient competență AIsi art. 50 cere ca chatboții să declare că sunt AI. Această prezentare generală este informații generale și nu sfaturi juridice.

Sistemele pe care probabil le utilizați

Lucrările CRM se desfășoară de obicei în HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho sau Microsoft Dynamics 365 Sales, conectate la e-mail, calendar, un instrument de cotare și sistemul de contabilitate. Construim în propria automatizare CRM acolo unde este suficientă și conectăm alte instrumente prin interfețele CRM, platforme de automatizare precum: Make and Zapier sau n8n, așa cum este descris în Agenție N8N sau bricolaj. Numele sunt doar orientative și nu reprezintă un parteneriat.

Cum măsurați rezultatele

Luați în considerare o perioadă înainte și după: timpul dintre solicitare și primul răspuns, proporția de înregistrări cu câmpuri obligatorii complete, numărul de duplicate, oferte fără următorul pas și timpul petrecut de reprezentanții de vânzări pentru administrare. Coordonăm măsurile cu dumneavoastră la început și nu promitem nicio cifră în avans.