AI automatizálás · CRM CRM automatizálás: a HubSpot munkafolyamatai, és ahol az AI kiegészíti őket

Mely natív munkafolyamatok működnek jól?

Egy munkafolyamat a HubSpotban, egy folyamat a Salesforce-ban vagy egy automatizálás a Pipedrive-ben a megfelelő eszköz, ha egy szabály leírja az esetet. A meghatározott létszámnál több alkalmazottat foglalkoztató vállalkozás által benyújtott űrlap egy megnevezett tulajdonoshoz kerül. A két hétig végrehajtatlan ügylet feladást eredményez. A lezárt és megnyert ügylet beindítási ellenőrzőlistát indít el. Ezek a munkafolyamatok gyorsak, olcsón futtathatók, könnyen ellenőrizhetők, és nincs szükség mesterséges intelligenciára. Megépítjük, és ellenőrizzük a meglévőket, amelyek összenőttek egy gubancba.

Ahol az AI hozzáadott értéket teremt

A szabályok ott állnak meg, ahol a bemenet nincs strukturálva. Ez a napi valóság az értékesítésben és a szervizben:

• Bejövő e-mailek és űrlapok szabad szöveggel: Mit akar valójában ez az ember, mennyire sürgős, milyen termékcsaládról van szó?
• Hívás- és találkozójegyzetek: az eredmény, a következő lépés és a dátum a szövegben szerepel, nem a mezőkben.
• Ismétlődések és piszkos adatok: két rekord egy kicsit eltérő nevű cégnél vagy olyan kapcsolattartónál, akinél nincs cég.
• Következtetések és összefoglalók: egy rövid jelentés az előrehaladásról hívás előtt, egy piszkozat a következő e-mailhez.

Öt tipikus munkafolyamat

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. A mesterséges intelligencia minden esetben előkészíti, és egy eladó jóváhagyja azt, ami elhagyja az épületet.

1. Ólombevitel

• Bemenet: webes űrlapot, e-mailt vagy üzenetet az érdeklődő féltől.
• Az AI előkészíti: elolvassa a kérelmet, osztályozza a szükségletet és a sürgősséget, ellenőrzi, hogy létezik-e kapcsolattartó vagy cég, javaslatként összevonja a nyilvánvaló duplikációkat, kitölti a mezőket és javaslatot tesz a tulajdonosra az Ön szabályai szerint.
• Az eladó vezérli: a javaslatot a tisztázatlan esetekre, és elküldi az AI által írt első választ.
• Kimenet: egy tiszta nyilvántartás a megfelelő tulajdonossal és egy választervezet.

2. Értekezletek feljegyzései a CRM mezőkről

• Bemenet: Jegyzetek vagy felvétel a hívásról, mindenki beleegyezésével.
• Az AI előkészíti: egy összefoglaló, az eredmény, a következő lépés dátummal, az említett személyek és frissítések az üzleti területekről.
• Az eladó vezérli: a változtatásokat, mielőtt leírják.
• Kimenet: a frissített ügylet, egy feladat a következő lépéshez és egy megjegyzés az idővonalon.

3. Nyomon követési piszkozatok az ajánlatok után

• Bemenet: az ajánlatot, annak állapotát és a kapcsolattartó előzményeit.
• Az AI előkészíti: egy követési piszkozat az Ön által megadott időközönként, az idézettel és az utolsó beszélgetéssel kapcsolatban.
• Az eladó vezérli: és elküldi vagy módosítja a tervet.
• Kimenet: egy piszkozatot az eladó postaládájában és egy feladatot.

4. Csőhigiénia

• Bemenet: a folyamat elavult ügyletekkel, hiányzó mezőkkel és lejárt feladatokkal.
• Az AI előkészíti: heti összefoglaló tulajdonosonként a javasolt tisztításokkal és indoklással.
• Az eladó vezérli: bármilyen javaslatot a változtatás előtt.
• Kimenet: egy tisztább csővezeték és egy gyors áttekintés.

5. Átadás a szállításhoz

• Bemenet: Nyert üzlet ajánlattal, szerződéssel és megjegyzésekkel.
• Az AI előkészíti: az átadás-átvételi jegyzetet és a szállítói csoport vevői aktáját a nyitott kérdések listájával.
• Számlatulajdonos igazolások: a jegyzetet, és továbbküldi.
• Kimenet: egy átadás-átvételi csomag a rendszerben, amelyet a kézbesítő csapat használ.

Mi marad az embereknél, és mit nem csinálunk

• Kapcsolatok és árak: A megbeszélések, kedvezmények és kötelezettségek az eladót terhelik.
• Kimenő üzenetek: Semmit sem küldünk el a potenciális ügyfeleknek jóváhagyás nélkül, hacsak nem hagyott jóvá egy konkrét, egyszerű üzenettípust.
• Az emberek értékelése a velük kapcsolatos döntések szempontjából: A vezető prioritások átlátható szabályokkal történő meghatározása rendben van. Nem hozunk létre olyan rendszereket, amelyek az egyéneket úgy alakítják ki, hogy az befolyásolja jogaikat vagy a szolgáltatásokhoz való hozzáférésüket.
• Személyi döntések: Nem építünk olyan rendszereket, amelyek értékelik vagy kiválasztják az egyes alkalmazottakat vagy jelentkezőket. Ezek magas kockázatot jelentenek az AI törvény III. melléklete szerint, lásd Kockázati kategóriák.

Hozzájárulás, adatvédelem és az AI törvény

• Marketing üzenetek: A potenciális ügyfelek automatikus nyomon követésének meg kell felelnie az elektronikus marketing szabályoknak. Az Egyesült Királyságban az Adatvédelmi és elektronikus hírközlési szabályzat alkalmazni. Németországban, 7. § UWG korlátozza az e-mailben és telefonon keresztül történő nem kívánt reklámozást. Más országokban is hasonló szabályok vannak.
• Személyes adatok: Minden adatsor személyes adat. Szüksége van jogalapra (GDPR 6. cikk), adatfeldolgozási megállapodásra minden szolgáltatóval (28. cikk), EU-ban vagy Egyesült Királyságban található szerverekre, valamint egy módra a közvetlen marketing elleni tiltakozás jogának gyakorlására (21. cikk).
• Dúsítás: A külső forrásból származó adatok hozzáadása jogalapot és átláthatóságot igényel az érintettek felé. Csak olyan forrásokat használunk, amelyeket Ön alá tud támasztani.
• AI törvény: Art. 4 elegendő AI kompetenciaés a művészet. 50 megköveteli a chatbotoktól, hogy kijelentsék, hogy ők mesterséges intelligencia. Ez az áttekintés általános információ, nem jogi tanács.

Valószínűleg használt rendszerek

A CRM-munkát általában a HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho vagy Microsoft Dynamics 365 Sales rendszerben végzik, e-mailhez, naptárhoz, árajánlatozó eszközhöz és a könyvelési rendszerhez kapcsolódva. Ahol elegendő, beépítjük a CRM saját automatizálását, és a CRM interfészeken keresztül más eszközöket, automatizálási platformokat is csatlakoztatunk, mint pl. Make és Zapier vagy n8n, a leírás szerint N8N ügynökség vagy barkácsolás. A nevek csak tájékoztató jellegűek, és nem képviselnek partnerséget.

Így mérje az eredményt

Vegye figyelembe az előtti és utáni időszakot: a kérés és az első válasz közötti idő, a kötelezően kitöltött rekordok aránya, az ismétlődések száma, a következő lépés nélküli ügyletek és az idő, amit az értékesítési képviselők az adminisztrációval töltenek. Az intézkedéseket az elején egyeztetjük Önnel, és nem ígérünk előre számadatokat.