Automatización con IA · Informes AI reporting: informes automáticos a partir de sus datos, con cifras calculadas y texto redactado

El problema

La mayoría de los informes siguen la misma estructura en cada período de tiempo y, sin embargo, alguien los crea a mano. Los números se copian de los sistemas a una hoja de cálculo, se reconstruye un gráfico, se escriben comentarios desde la memoria y el resultado sólo se comprueba cuando hay tiempo para ello. Los errores típicos incluyen números en el momento equivocado, una fórmula sobrescrita y comentarios que no coinciden con los números. El informe llega tarde y las personas que podrían analizarlo están ocupadas preparándolo.

El flujo de trabajo en siete pasos

1. Especificación: El informe se define una vez: estructura, fuentes, cifras, umbrales que se consideran excepciones, tono y formato.
2. Recopilación de datos: El sistema extrae datos de sus fuentes, como ERP, CRM, software de contabilidad, hojas de cálculo, bases de datos y formularios a través de exportaciones o interfaces.
3. Verificaciones de datos: Las reglas verifican si faltan valores, duplicados y valores atípicos antes de informar algo. Los problemas se enumeran y no se ocultan.
4. Cálculo: Los totales, proporciones, cambios y clasificaciones se calculan mediante código o en la base de datos. El modelo de lenguaje no realiza aritmética.
5. Elaboración: La IA escribe el comentario en su estilo alrededor de los números calculados y vincula cada declaración a un número o una fuente. Señala declaraciones que no puede respaldar.
6. Revisión: Una persona lee el borrador junto a los números, lo corrige y lo aprueba. Las correcciones alimentan la siguiente ejecución.
7. Distribución y protocolo: El informe se envía como documento, correo electrónico o página en sus herramientas y el registro almacena la versión de los datos, las reglas y la aprobación.

Para documentos creados a partir de dibujos, fotografías y listas de ubicaciones, se aplica el ejemplo de la Página de automatización de IA muestra el mismo patrón para un informe técnico.

Tres niveles de automatización

Informes programados a partir de una plantilla

Un informe fijo con cifras fijas, elaborado a tiempo. Las herramientas de inteligencia empresarial ya lo hacen bien y, a menudo, una plantilla es suficiente.

Comentarios y excepciones escritos por IA

Los números se crean como antes y la IA agrega lo que lleva tiempo: un resumen de lo que cambió, los movimientos más importantes con causas probables en sus datos y una lista de excepciones que requieren atención. Este nivel es adecuado para informes de gestión y de proyectos.

Un agente para notificaciones ad hoc

La gente hace una pregunta en un lenguaje sencillo, por ejemplo: "¿Cómo se desempeñaron los tres principales clientes este trimestre?" y el agente crea el informe basándose en los mismos datos gestionados, con las mismas comprobaciones y fuentes. Los derechos de acceso determinan lo que cada persona puede ver. Más sobre los agentes a continuación Agentes de IA para empresas.

Sistemas e interfaces

Los informes se basan en hojas de cálculo, bases de datos y sistemas de registro, como ERP, CRM y software de contabilidad, y se crean como documentos de Word o PDF, correos electrónicos o páginas en herramientas como Power BI o Looker Studio. Nos conectamos a través de exportaciones y las interfaces que proporcionan estos sistemas, y el diseño del informe es su propia plantilla. Los nombres son sólo orientativos y no representan una asociación.

Aspectos jurídicos y riesgos

• Precisión y responsabilidad: Un informe enviado a una junta directiva, a un cliente o a un regulador es responsabilidad de la persona que lo aprueba. El canal acelera las pruebas, pero no las reemplaza.
• Protección de datos: Los informes suelen contener datos personales. Se necesita un acuerdo de procesamiento de datos con cada proveedor (Art. 28 GDPR), el procesamiento se realiza en la UE o el Reino Unido y el acceso está limitado a las personas que necesitan el informe respectivo.
• Etiquetado: Los textos generados por IA publicados para informar al público sobre asuntos de interés público deben, de conformidad con el artículo 50 de la Ley de IA, a menos que hayan sido revisados por una persona que tenga responsabilidad editorial. Los informes internos quedan fuera de esta regla. Más abajo Requisitos de etiquetado.
• Fuera de alcance: Los informes que clasifican o clasifican a empleados o solicitantes individuales son de alto riesgo según el Anexo III de la Ley de IA. No los construimos Categorías de riesgo.
• Empleados: Arte. 4 de la Ley de IA exige suficiente Competencia en IA. Esta descripción general es información general y no asesoramiento legal.

Cómo medir los resultados

Compare algunos informes anteriores con los mismos informes del proceso. Los números útiles incluyen el tiempo desde el final del período de presentación de informes hasta la aprobación del informe, la cantidad de correcciones que realiza el auditor, los problemas de datos identificados antes de la presentación de informes, la proporción de declaraciones de una sola fuente y la proporción de informes entregados a tiempo. Coordinamos las medidas contigo desde el principio porque los resultados dependen de tus datos y de tus informes y no prometemos ninguna cifra por adelantado.

Donde esto aplica

• Arquitectos e ingenieros: Informes del sitio y listas de problemas, consulte IA para arquitectos.
• Construcción: Los informes de progreso y los diarios del sitio se pueden encontrar en IA de construcción.
• Venta minorista y comercio electrónico: Para obtener informes semanales de tiendas y surtido, consulte IA para comercio minorista y IA para comercio electrónico.
• Servicios financieros: Figuras gerenciales y regulatorias con fuentes, ver IA para bancos y asesores financieros.
• Reunión: Las notas y listas de acciones como informes breves se pueden encontrar en Notas de la reunión de IA.