AI automatizálás · jelentéskészítés AI jelentések: Automatizált jelentések az adatokból, kiszámított számokkal és írott szöveggel

A probléma

A legtöbb jelentés minden időszakban ugyanazt a struktúrát követi, de valaki mégis kézzel hozza létre őket. A rendszerből a számokat táblázatba másolják, diagramot építenek át, megjegyzéseket írnak a memóriából, és csak akkor ellenőrzik az eredményt, ha van rá idő. A tipikus hibák közé tartoznak a rossz időből származó számok, a felülírt képlet és a számokkal nem egyező megjegyzések. A jelentés késik, és azok az emberek, akik elemezhetik, el vannak foglalva az elkészítésével.

A munkafolyamat hét lépésben

1. Specifikáció: A jelentést egyszer definiálják: szerkezet, források, számok, kivételnek számító küszöbértékek, hangszín és elrendezés.
2. Adatgyűjtés: A rendszer exportáláson vagy interfészeken keresztül adatokat gyűjt az Ön forrásaiból, például ERP-ből, CRM-ből, számviteli szoftverekből, táblázatokból, adatbázisokból és űrlapokból.
3. Adatellenőrzések: A szabályok ellenőrzik a hiányzó értékeket, ismétlődéseket és kiugró értékeket, mielőtt bármit jelentenének. A problémák felsorolva vannak, és nincsenek elrejtve.
4. Számítás: Az összesítések, arányszámok, változások és rangsorok kiszámítása kóddal vagy az adatbázisban történik. A nyelvi modell nem végez aritmetikát.
5. Kidolgozás: Az AI az Ön stílusában írja a kommentárt a kiszámított számok köré, és minden állítást egy számhoz vagy forráshoz kapcsol. Megjelöli azokat az állításokat, amelyeket nem tud támogatni.
6. Áttekintés: Egy személy elolvassa a számok melletti piszkozatot, kijavítja és jóváhagyja. A korrekciók táplálják a következő futtatást.
7. Elosztás és protokoll: A jelentést dokumentumként, e-mailként vagy oldalként küldi el az eszközei között, és a napló tárolja az adatok verzióját, a szabályokat és a jóváhagyást.

A rajzokból, fényképekből és helylistákból készített dokumentumokra a példa vonatkozik AI automatizálási oldal ugyanazt a mintát mutatja a műszaki jelentésnél.

Az automatizálás három szintje

Ütemezett jelentések sablonból

Rögzített jelentés fix számokkal, határidőre elkészítve. Az üzleti intelligencia eszközök ezt már jól teszik, és gyakran elég egy sablon is.

MI által írt megjegyzések és kivételek

A számok a korábbiak szerint jönnek létre, és a mesterséges intelligencia hozzáadja azt, ami időbe telik: összefoglalja a változást, a legnagyobb változásokat, amelyek valószínű okai vannak az adatokban, valamint a figyelmet igénylő kivételek listáját. Ez a szint alkalmas vezetői és projektjelentésekre.

Ad hoc értesítések ügynöke

Az emberek egyszerű nyelven tesznek fel egy kérdést, például: „Hogyan teljesített a három legjobb ügyfél ebben a negyedévben?” és az ügynök ugyanazon kezelt adatok alapján, ugyanazokkal az ellenőrzésekkel és forrásokkal hozza létre a jelentést. A hozzáférési jogok határozzák meg, hogy az egyes személyek mit láthatnak. Az ügynökökről bővebben alább AI ügynökök vállalatok számára.

Rendszerek és kapcsolódási felületek

A jelentések táblázatokon, adatbázisokon és nyilvántartási rendszereken, például ERP-n, CRM-en és számviteli szoftvereken alapulnak, és Word- vagy PDF‑dokumentumok, e-mailek vagy oldalak formájában jönnek létre olyan eszközökben, mint a Power BI vagy a Looker Studio. Exportáláson és a rendszerek által biztosított interfészeken keresztül csatlakozunk, a jelentés elrendezése pedig az Ön saját sablonja. A nevek csak tájékoztató jellegűek, és nem képviselnek partnerséget.

Jog és kockázat

• Pontosság és felelősség: Az igazgatótanácsnak, ügyfélnek vagy szabályozónak küldött jelentésért az azt jóváhagyó személy felel. A csővezeték felgyorsítja a tesztelést, de nem helyettesíti.
• Adatvédelem: A jelentések gyakran tartalmaznak személyes adatokat. Minden szolgáltatóval adatfeldolgozási megállapodásra van szükség (GDPR 28. cikk), a feldolgozás az EU-ban vagy az Egyesült Királyságban történik, és a hozzáférés csak azokra a személyekre vonatkozik, akiknek szükségük van a megfelelő jelentésre.
• Címkézés: A mesterséges intelligencia által generált szövegeknek, amelyeket a nyilvánosság tájékoztatása céljából közérdekű kérdésekről tettek közzé, az AI‑törvény 50. cikkével összhangban kell, ha azokat egy szerkesztői felelősséggel rendelkező személy felül nem vizsgálta. A belső jelentések kívül esnek ezen a szabályon. Bővebben lent Címkézési követelmények.
• A hatókörön kívül: Az egyéni alkalmazottakat vagy jelentkezőket osztályozó vagy rangsoroló jelentések nagy kockázatot jelentenek az AI‑törvény III. Nem mi építjük őket Kockázati kategóriák.
• Alkalmazottak: Art. Az AI törvény 4. cikke elegendő AI kompetencia. Ez az áttekintés általános információ, nem jogi tanács.

Így mérje az eredményt

Hasonlítson össze néhány korábbi jelentést a folyamatban lévő ugyanazokkal a jelentésekkel. A hasznos számok közé tartozik a jelentési időszak végétől a jelentés jóváhagyásáig eltelt idő, a könyvvizsgáló által elvégzett javítások száma, a jelentéstétel előtt feltárt adatproblémák, az egyetlen forrásból származó kimutatások aránya, valamint az időben benyújtott jelentések aránya. Az intézkedéseket kezdetben egyeztetjük Önnel, mert az eredmények az Ön adataitól és jelentéseitől függenek, és nem ígérünk előre számokat.

Ahol ez vonatkozik

• Építészek és mérnökök: Helyszíni jelentések és gubanclisták, lásd AI építészek számára.
• Építés: Az előrehaladásról szóló jelentések és a helyszíni naplók a címen találhatók Építőipari AI.
• Kiskereskedelem és e-kereskedelem: A heti bolti és választékjelentésekért lásd: AI for Retail és AI for eCommerce.
• Pénzügyi szolgáltatások: Menedzsment és szabályozási adatok forrásokkal, lásd a bankok és pénzügyi tanácsadók AI‑t.
• Találkozó: Jegyzetek és akciólisták rövid jelentésekként a címen találhatók AI ülésjegyzetek.