Αυτοματοποίηση AI · αναφορά Αναφορά AI: Αυτοματοποιημένες αναφορές από τα δεδομένα σας, με υπολογισμένους αριθμούς και γραπτό κείμενο

Το πρόβλημα

Οι περισσότερες αναφορές ακολουθούν την ίδια δομή κάθε χρονική περίοδο, και ωστόσο κάποιος τις δημιουργεί με το χέρι. Οι αριθμοί αντιγράφονται από συστήματα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα γράφημα ξαναχτίζεται, τα σχόλια γράφονται από τη μνήμη και το αποτέλεσμα ελέγχεται μόνο όταν υπάρχει χρόνος για αυτό. Τα τυπικά σφάλματα περιλαμβάνουν αριθμούς από λάθος χρόνο, έναν τύπο που έχει αντικατασταθεί και σχόλια που δεν ταιριάζουν με τους αριθμούς. Η έκθεση έχει καθυστερήσει και οι άνθρωποι που θα μπορούσαν να την αναλύσουν είναι απασχολημένοι με την προετοιμασία της.

Η ροή εργασίας σε επτά βήματα

1. Προδιαγραφή: Η αναφορά ορίζεται μία φορά: δομή, πηγές, αριθμοί, όρια που θεωρούνται εξαιρέσεις, τόνος και διάταξη.
2. Συλλογή δεδομένων: Το σύστημα αντλεί δεδομένα από τις πηγές σας, όπως ERP, CRM, λογιστικό λογισμικό, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων και φόρμες μέσω εξαγωγών ή διεπαφών.
3. Έλεγχοι δεδομένων: Οι κανόνες ελέγχουν για τιμές που λείπουν, διπλότυπα και ακραίες τιμές πριν αναφέρουν οτιδήποτε. Τα προβλήματα παρατίθενται και δεν κρύβονται.
4. Υπολογισμός: Τα σύνολα, οι αναλογίες, οι αλλαγές και οι ταξινομήσεις υπολογίζονται μέσω κώδικα ή στη βάση δεδομένων. Το γλωσσικό μοντέλο δεν εκτελεί αριθμητική.
5. Επεξεργασία: Το AI γράφει το σχόλιο με το στυλ σας γύρω από τους υπολογισμένους αριθμούς και συνδέει κάθε δήλωση με έναν αριθμό ή μια πηγή. Επισημαίνει δηλώσεις που δεν μπορεί να υποστηρίξει.
6. Αξιολόγηση: Ένα άτομο διαβάζει το προσχέδιο δίπλα στους αριθμούς, το διορθώνει και το εγκρίνει. Οι διορθώσεις τροφοδοτούν την επόμενη εκτέλεση.
7. Διανομή και πρωτόκολλο: Η αναφορά αποστέλλεται ως έγγραφο, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σελίδα στα εργαλεία σας και το αρχείο καταγραφής αποθηκεύει την έκδοση δεδομένων, τους κανόνες και την έγκριση.

Για έγγραφα που δημιουργούνται από σχέδια, φωτογραφίες και λίστες τοποθεσιών, ισχύει το παράδειγμα που εμφανίζεται Σελίδα αυτοματισμού AI δείχνει το ίδιο μοτίβο για μια τεχνική έκθεση.

Τρία επίπεδα αυτοματισμού

Προγραμματισμένες αναφορές από ένα πρότυπο

Μια σταθερή αναφορά με σταθερά στοιχεία, που συντάχθηκε έγκαιρα. Τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας το κάνουν ήδη καλά και συχνά αρκεί ένα πρότυπο.

Σχόλια και εξαιρέσεις γραμμένα με AI

Οι αριθμοί δημιουργούνται όπως πριν και η τεχνητή νοημοσύνη προσθέτει αυτό που απαιτεί χρόνο: μια περίληψη του τι άλλαξε, τις μεγαλύτερες κινήσεις με πιθανές αιτίες στα δεδομένα σας και μια λίστα εξαιρέσεων που απαιτούν προσοχή. Αυτό το επίπεδο είναι κατάλληλο για αναφορές διαχείρισης και έργων.

Ένας αντιπρόσωπος για ad hoc ειδοποιήσεις

Οι άνθρωποι κάνουν μια ερώτηση σε απλή γλώσσα, για παράδειγμα, "Πώς τα πήγαν οι τρεις κορυφαίοι πελάτες αυτό το τρίμηνο;" και ο πράκτορας δημιουργεί την αναφορά με βάση τα ίδια διαχειριζόμενα δεδομένα, με τους ίδιους ελέγχους και πηγές. Τα δικαιώματα πρόσβασης καθορίζουν τι μπορεί να δει κάθε άτομο. Περισσότερα για τους πράκτορες παρακάτω Πράκτορες AI για εταιρείες.

Συστήματα και διεπαφές

Οι αναφορές βασίζονται σε υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων και συστήματα καταγραφής, όπως ERP, CRM και λογιστικό λογισμικό, και δημιουργούνται ως έγγραφα Word ή PDF, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σελίδες σε εργαλεία όπως το Power BI ή το Looker Studio. Συνδεόμαστε μέσω εξαγωγών και των διεπαφών που παρέχουν αυτά τα συστήματα και η διάταξη της αναφοράς είναι το δικό σας πρότυπο. Τα ονόματα είναι μόνο για καθοδήγηση και δεν αντιπροσωπεύουν μια συνεργασία.

Νόμος και κίνδυνος

• Ακρίβεια και υπευθυνότητα: Μια αναφορά που αποστέλλεται σε ένα διοικητικό συμβούλιο, έναν πελάτη ή μια ρυθμιστική αρχή είναι ευθύνη του ατόμου που την εγκρίνει. Ο αγωγός επιταχύνει τη δοκιμή, αλλά δεν τον αντικαθιστά.
• Προστασία δεδομένων: Οι αναφορές συχνά περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Χρειάζεστε μια συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων με κάθε πάροχο (άρθρο 28 GDPR), η επεξεργασία πραγματοποιείται στην ΕΕ ή στο Ηνωμένο Βασίλειο και η πρόσβαση περιορίζεται στα άτομα που χρειάζονται την αντίστοιχη αναφορά.
• Επισήμανση: Τα κείμενα που δημιουργούνται από την τεχνητή νοημοσύνη που δημοσιεύονται για την ενημέρωση του κοινού σε θέματα δημοσίου συμφέροντος πρέπει, σύμφωνα με το άρθρο 50 του νόμου περί τεχνητής νοημοσύνης, εκτός εάν έχουν ελεγχθεί από άτομο που έχει συντακτική ευθύνη. Οι εσωτερικές αναφορές δεν εμπίπτουν σε αυτόν τον κανόνα. Περισσότερα παρακάτω Απαιτήσεις επισήμανσης.
• Εκτός πεδίου εφαρμογής: Οι αναφορές που ταξινομούν ή κατατάσσουν μεμονωμένους υπαλλήλους ή αιτούντες είναι υψηλού κινδύνου σύμφωνα με το Παράρτημα III του νόμου περί τεχνητής νοημοσύνης. Δεν τα χτίζουμε εμείς Κατηγορίες κινδύνου.
• Εργαζόμενοι: Τέχνη. 4 του νόμου περί τεχνητής νοημοσύνης απαιτεί επαρκή Ικανότητα τεχνητής νοημοσύνης. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Πώς να μετρήσετε την επιτυχία

Συγκρίνετε ορισμένες αναφορές από πριν με τις ίδιες αναφορές από τον αγωγό. Οι χρήσιμοι αριθμοί περιλαμβάνουν το χρόνο από το τέλος της περιόδου αναφοράς έως την έγκριση της έκθεσης, τον αριθμό των διορθώσεων που κάνει ο ελεγκτής, τα ζητήματα δεδομένων που εντοπίστηκαν πριν από την αναφορά, το ποσοστό των δηλώσεων μίας πηγής και το ποσοστό των αναφορών που παραδόθηκαν εγκαίρως. Συντονίζουμε τα μέτρα μαζί σας στην αρχή γιατί τα αποτελέσματα εξαρτώνται από τα δεδομένα και τις αναφορές σας και δεν υποσχόμαστε αριθμούς εκ των προτέρων.

Όπου ισχύει αυτό

• Αρχιτέκτονες και μηχανικοί: Αναφορές τοποθεσιών και λίστες εμπλοκής, βλ AI για αρχιτέκτονες.
• Κατασκευή: Μπορείτε να βρείτε αναφορές προόδου και ημερολόγια τοποθεσίας στη διεύθυνση Κατασκευαστική AI.
• Λιανικό εμπόριο και ηλεκτρονικό εμπόριο: Για εβδομαδιαίες αναφορές καταστημάτων και ποικιλίας, ανατρέξτε στο AI για Λιανικό εμπόριο και AI για το ηλεκτρονικό εμπόριο.
• Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες: Στοιχεία διαχείρισης και ρυθμιστικών αρχών με πηγές, βλ. AI για τράπεζες και χρηματοοικονομικούς συμβούλους.
• Συνάντηση: Σημειώσεις και λίστες ενεργειών ως σύντομες αναφορές μπορείτε να βρείτε στη διεύθυνση Σημειώσεις συνάντησης AI.