Kurz gesagt
- Alle Beispiele folgen demselben Muster: Ein Ereignis löst den Agenten aus, er liest und schlägt in Ihren Systemen nach, bereitet ein Ergebnis vor und ein Mensch gibt frei.
- Die Beispiele sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. Was bei Ihnen am meisten bringt, hängt davon ab, wo heute am meisten Zeit verloren geht.
- Nach Eurostat nutzte 2025 rund jedes fünfte Unternehmen in der EU mit zehn oder mehr Beschäftigten mindestens eine KI‑Technologie.
- Nicht übernehmen sollte ein Agent verbindliche Zusagen, Beratung mit Haftung und Entscheidungen über Menschen.
Sechs Abläufe im Überblick
| Branche | Auslöser und Aufgabe | Zugriff auf | Wer gibt frei |
|---|---|---|---|
| Handwerk | Neue Anfrage mit Fotos: Agent fragt fehlende Angaben zurück, schlägt Besichtigungstermin vor und legt einen Angebotsentwurf mit Materialliste an | Postfach, Kalender, Preisliste, Angebotsprogramm | Der Meister gibt das Angebot frei |
| Steuerberatung | Belege kommen per Mail oder Portal: Agent sortiert, ordnet Mandanten zu, erkennt fehlende Unterlagen und bereitet Buchungsvorschläge vor | Postfach, Mandantenordner, Buchhaltungssoftware | Die Fachkraft prüft Buchungen und Fristen |
| Immobilien | Anfrage zu einem Objekt: Agent beantwortet Standardfragen aus dem Exposé, stellt Fragen zur Interessentin oder zum Interessenten und vereinbart Besichtigungen | Exposé, Kalender, Interessentenliste | Die Maklerin oder der Makler führt die Besichtigung und verhandelt |
| Onlinehandel | Kundenfrage „Wo ist meine Bestellung?“ oder Retoure: Agent prüft Status im Shop und beim Paketdienst, antwortet und legt Retourenschein an | Shopsystem, Versanddaten, Retourenregeln | Erstattungen über einem festen Betrag und Sonderfälle gehen an Menschen |
| Großhandel und Industrie | Anfrage mit Artikelnummer oder Zeichnung: Agent erkennt Artikel, prüft Bestand und Lieferzeit und bereitet das Angebot vor | Warenwirtschaft, Artikelstamm, Preislisten | Der Vertrieb gibt das Angebot frei |
| Gastgewerbe | Gruppenanfrage: Agent prüft Auslastung, antwortet in der Sprache des Gasts und legt einen Angebotsentwurf an | Reservierungssystem, Speisekarten, Kalender | Die Betriebsleitung bestätigt |
Mehr zu einzelnen Abläufen finden Sie in den Beiträgen Kundenanfragen automatisieren und Angebote mit KI erstellen. Welcher Ablauf bei Ihnen zuerst dran ist, klärt eine kurze KI‑Beratung.
Ein Ablauf im Detail: Anfrage im Handwerksbetrieb
Ein typischer Ablauf, kein Kundenprojekt:
- Eingang: Eine Anfrage kommt per E‑Mail: „Heizung tropft, Foto im Anhang.“
- Verstehen: Der Agent liest Text und Foto, erkennt Anlagentyp und Dringlichkeit und sucht den Kunden im Kundenstamm. Bei Stichworten wie Wasserschaden informiert er sofort die Bereitschaft.
- Nachfragen: Fehlt etwas, etwa das Baujahr der Anlage, legt er eine Rückfrage als Entwurf an.
- Termin: Er prüft den Kalender, schlägt zwei Besichtigungstermine vor und legt den Vorgang im Auftragsprogramm an.
- Angebot: Nach der Besichtigung bereitet er aus Ihren Notizen und der Preisliste ein Angebot vor.
- Freigabe: Der Meister prüft, ändert und gibt frei. Erst dann geht das Angebot hinaus.
Was alle Beispiele gemeinsam haben
- Ein klarer Auslöser: eine Anfrage, ein Beleg, eine Nachricht. Der Agent wartet nicht auf Fragen, er reagiert auf Ereignisse.
- Lesen statt raten: Der Agent nimmt Daten aus Ihren Systemen, nicht aus dem allgemeinen Wissen des Modells.
- Ein Ergebnis zum Prüfen: Entwurf, Vorschlag oder Zusammenfassung, mit Quellen.
- Ein Mensch am Ende: Es geht nichts nach außen und wird nichts gebucht, ohne dass jemand geprüft hat. Erst nach Wochen guter Ergebnisse wird die Freigabe bei einfachen Fällen gelockert.
Was ein Agent nicht übernehmen sollte
- Verbindliche Zusagen: Preise, Fristen und Kulanz entscheiden Menschen. Der Agent liefert den Entwurf.
- Beratung mit Haftung: steuerliche, rechtliche oder medizinische Einschätzungen bleiben bei Fachleuten.
- Entscheidungen über Menschen: Die Auswahl von Bewerbungen und die Bewertung der Kreditwürdigkeit gelten nach Anhang III der KI‑Verordnung als Hochrisiko. Mehr dazu bei den Risikoklassen.
- Unbegrenzte Rechte: OWASP nennt „Excessive Agency“ und Prompt Injection als zentrale Risiken. Eine E‑Mail kann versteckte Anweisungen enthalten. Der Agent bekommt deshalb nur die Rechte, die er braucht, und schreibende Aktionen laufen über eine Freigabe.
So finden Sie den passenden Ablauf
- Fünf Ablaufkandidaten sammeln: Wo springt jemand täglich zwischen Postfach, Tabelle und Programm?
- Nach drei Kriterien bewerten: Wie oft kommt der Ablauf vor? Wie viel Zeit kostet er? Gibt es ein klares Ergebnis, das ein Mensch schnell prüfen kann?
- Den Ablauf aufschreiben: Auslöser, Schritte, Daten, Ausnahmen und wer freigibt.
- Im Testbetrieb starten: Der Agent läuft parallel zur bisherigen Arbeit, nichts geht ohne Prüfung nach außen.
- Messen: Zeit je Vorgang, Fehlerquote, Anteil der Fälle, die ein Mensch korrigieren musste.
Quellen
- Eurostat: Use of artificial intelligence in enterprises (Daten 2025)
- Anthropic: Building effective agents
- OWASP: Top 10 for LLM Applications 2025
- Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, Anhang III: EUR-Lex