Guía · Herramientas de IA Precios y privacidad de Microsoft Copilot: qué deben revisar las empresas

Qué implica esta herramienta para las empresas

Para las empresas, la conveniencia de Microsoft 365 Copilot depende en gran medida del entorno de trabajo existente. Antes de contratar un plan adicional, compruebe qué licencias de Microsoft 365 tiene y qué personas necesitan realmente la herramienta. Según la página del fabricante, en octubre de 2026 Microsoft 365 Copilot Business requería un plan de Microsoft 365 Business compatible. Consulte sus contratos y la información actualizada de Microsoft para comprobar si cumple este requisito.

También es importante determinar a qué contenido puede acceder cada persona. Según el fabricante, en octubre de 2026 Copilot accedía al contenido que esa persona ya tenía permiso para ver. Compruebe la información vigente con el fabricante. Esto no sustituye una revisión de los permisos. Si un documento está disponible por error para un grupo amplio, utilizar un asistente no lo protege adecuadamente. Revise los permisos de uso compartido en SharePoint, Teams y los buzones de correo antes de ampliar el uso.

Este artículo trata los precios, los requisitos y la privacidad de Microsoft 365 Copilot. Si primero quiere comparar dos herramientas, lea Copilot o ChatGPT en la empresa. No somos socios ni distribuidores de Microsoft.

Planes y precios

La siguiente tabla recoge la información de la página del fabricante, Microsoft, en octubre de 2026. Distingue entre el precio habitual con compromiso anual, una promoción temporal, la modalidad con cancelación mensual y Microsoft 365 Copilot Chat. Antes de contratar, compruebe qué plan está disponible para su empresa y qué licencia previa necesita. Verifique la información actualizada con el fabricante.

Información de octubre de 2026. La fuente es la página de Microsoft enlazada al final. Los precios indicados allí están en dólares estadounidenses y no incluyen impuestos. Los precios en euros y las ofertas pueden variar según el país. Los precios y los planes cambian con frecuencia. Compruebe los precios, requisitos y condiciones de la promoción vigentes con el fabricante. La información disponible no indica un número mínimo de licencias, pero eso no significa que no exista.

Para planificar los costes internamente, no basta con conocer el precio del complemento. Determine primero qué planes de Microsoft 365 compatibles tiene ya. Después, decida quién necesita el complemento durante el piloto. Distinga la decisión sobre las licencias de la utilidad de la herramienta para cada proceso de trabajo. Así evitará calcular los costes para un grupo amplio de usuarios antes de evaluar sus necesidades.

Privacidad y datos

Según el fabricante, en octubre de 2026 los datos empresariales no se utilizaban por defecto para entrenar los modelos. Microsoft también indicaba que Copilot solo accedía al contenido que cada persona ya tenía permiso para ver. Compruebe las declaraciones vigentes y los detalles sobre privacidad directamente en la documentación de Microsoft. Estas dos afirmaciones no permiten determinar por sí solas la ubicación de los servidores aplicable a su contrato ni todos los detalles del tratamiento de datos.

Antes de utilizar la herramienta, revise el contrato de encargo del tratamiento y consulte al proveedor sobre la ubicación de los servidores y los subencargados del tratamiento. Anote qué documentación ha recibido y qué dudas siguen pendientes. Revise también los permisos de administración: ¿quién puede conceder accesos, modificar ajustes y habilitar a otros usuarios? Estas responsabilidades deben estar claramente asignadas dentro de la empresa.

Revise los permisos de uso compartido en SharePoint, Teams y los buzones de correo teniendo en cuenta el grupo piloto previsto. Preste especial atención a las áreas con documentos confidenciales y permisos acumulados con el tiempo. Complete la revisión técnica con una política de IA. En ella, defina qué datos pueden introducirse, quién revisa los resultados y cómo debe actuar el personal en caso de duda. Este texto no constituye asesoramiento jurídico.

Cuándo puede encajar y cuándo no

Tiene sentido evaluar Microsoft 365 Copilot si su empresa ya utiliza planes de Microsoft 365 compatibles y su personal trabaja habitualmente con contenido cuyos permisos de acceso están claros. Lo importante es definir un caso de uso concreto. Describa qué tarea quiere apoyar, qué datos necesita y cómo evaluará durante el piloto si la herramienta resulta útil para su equipo.

En cambio, una implantación amplia es prematura si no están claras las licencias existentes, no se han revisado los permisos o nadie asume la administración. Lo mismo ocurre si un proceso requiere pasos de trabajo definidos y transferencias fiables entre sistemas. Un asistente de chat no reproduce automáticamente esos procesos. Por eso, separe la decisión sobre las licencias de la decisión sobre el diseño de los procesos.

Lo que no sustituye un asistente de chat

Un asistente de chat puede ayudar al personal con tareas concretas. Pero si un proceso debe tomar datos de sus sistemas, tratarlos y transmitirlos según reglas definidas, necesita una implementación técnica adecuada. Para ello, puede valorar la automatización con IA y los agentes de IA. La solución apropiada dependerá de sus integraciones, responsabilidades y autorizaciones. Esto no permite garantizar resultados concretos en las respuestas de la IA.

Cómo implantarlo de forma controlada

1. Defina un grupo piloto: Elija un grupo reducido con tareas bien descritas. Compruebe antes las licencias compatibles y los permisos de acceso de sus integrantes. Durante el piloto, recopile preguntas, errores y situaciones concretas en las que sea necesario revisar los resultados. 2. Aplique una política de IA: Regule qué datos pueden utilizarse, qué cuentas están autorizadas y cómo deben tratarse los resultados. Remita a su política interna de IA y designe a una persona responsable de responder las dudas. Indique también cuándo no deben introducirse contenidos confidenciales. 3. Revise los permisos antes de ampliar el uso: Haga revisar los permisos de acceso y administración, así como la documentación contractual necesaria. Solo entonces decida si amplía el acceso y a quién. El artículo Implantar ChatGPT en la empresa aborda otras cuestiones prácticas sobre la introducción de un asistente.