Ratgeber · KI‑Werkzeuge Microsoft Copilot Kosten und Datenschutz: Was Unternehmen prüfen sollten

Was das Werkzeug für Unternehmen bedeutet

Microsoft 365 Copilot ist für Unternehmen vor allem eine Frage der vorhandenen Arbeitsumgebung. Bevor Sie einen zusätzlichen Tarif buchen, sollten Sie klären, welche Microsoft-365-Lizenzen bereits vorhanden sind und welche Personen das Werkzeug tatsächlich benötigen. Microsoft 365 Copilot Business setzt laut Herstellerseite, Stand Oktober 2026, einen passenden Microsoft-365-Business-Tarif voraus. Ob Ihr Bestand diese Voraussetzung erfüllt, prüfen Sie anhand Ihrer Vertragsunterlagen und der aktuellen Angaben von Microsoft.

Für die Entscheidung ist ebenso wichtig, auf welche Inhalte Mitarbeitende zugreifen können. Laut Herstellerangaben, Stand Oktober 2026, greift Copilot auf Inhalte zu, die die jeweilige Person ohnehin sehen darf. Das ist kein Ersatz für eine Prüfung Ihrer Berechtigungen. Ein Dokument, das versehentlich einem großen Personenkreis offensteht, ist auch bei der Nutzung eines Assistenten nicht angemessen geschützt. Prüfen Sie deshalb insbesondere Freigaben in SharePoint, Teams und Postfächern, bevor Sie den Einsatz ausweiten.

Dieser Beitrag behandelt Kosten, Voraussetzungen und Datenschutz von Microsoft 365 Copilot. Wenn Sie zunächst zwei Werkzeuge gegenüberstellen möchten, lesen Sie Copilot oder ChatGPT im Unternehmen. Wir sind kein Partner und kein Wiederverkäufer von Microsoft.

Tarife und Kosten

Die folgende Übersicht gibt die Angaben der Microsoft-Herstellerseite wieder. Sie unterscheidet den regulären Preis mit Jahresbindung, eine befristete Aktion, die monatlich kündbare Variante und Microsoft 365 Copilot Chat. Prüfen Sie vor einer Bestellung, welcher Tarif für Ihr Unternehmen verfügbar ist und welche bestehende Lizenz erforderlich ist.

Stand Oktober 2026. Quelle ist die unten verlinkte Microsoft-Herstellerseite. Die dort genannten Preise sind in US-Dollar und ohne Steuern angegeben. Preise in Euro und Angebote können je Land abweichen. Preise und Tarife ändern sich häufig. Prüfen Sie die aktuellen Preise, Voraussetzungen und Aktionsbedingungen beim Hersteller. Die vorliegenden Angaben nennen keine Mindestplatzzahl; daraus lässt sich nicht ableiten, dass es keine gibt.

Für eine interne Kostenplanung reicht der Preis des Zusatzes allein nicht aus. Stellen Sie zunächst fest, welche passenden Microsoft-365-Tarife bereits bestehen. Legen Sie dann fest, welche Personen den Zusatz im Pilot benötigen. Trennen Sie dabei die laufende Lizenzentscheidung von der Frage, ob ein konkreter Arbeitsablauf damit sinnvoll unterstützt wird. So vermeiden Sie, Kosten anhand einer größeren Nutzergruppe zu planen, bevor Sie deren Bedarf geprüft haben.

Datenschutz und Daten

Laut Herstellerangaben, Stand Oktober 2026, werden Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Microsoft gibt außerdem an, dass Copilot nur auf Inhalte zugreift, die die jeweilige Person ohnehin sehen darf. Prüfen Sie aktuelle Aussagen und weitere Datenschutzdetails unmittelbar in der Microsoft-Dokumentation. Aus diesen beiden Angaben allein lassen sich weder der für Ihren Vertrag maßgebliche Serverstandort noch sämtliche Einzelheiten der Verarbeitung ableiten.

Prüfen Sie vor dem Einsatz den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und fragen Sie den Anbieter nach Serverstandort und Unterauftragsverarbeitern. Halten Sie fest, welche Unterlagen Sie erhalten haben und welche Fragen noch offen sind. Kontrollieren Sie außerdem die Administrationsrechte: Wer darf Zugänge vergeben, Einstellungen ändern und weitere Nutzende freischalten? Diese Aufgaben sollten intern klar zugeordnet sein.

Sehen Sie sich Freigaben in SharePoint, Teams und Postfächern mit Blick auf die geplante Pilotgruppe an. Besonders wichtig sind Bereiche mit vertraulichen Unterlagen und historisch gewachsenen Berechtigungen. Ergänzen Sie die technische Prüfung durch eine KI‑Richtlinie. Darin legen Sie fest, welche Daten eingegeben werden dürfen, wer Ergebnisse kontrolliert und wie Mitarbeitende bei Unsicherheit vorgehen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Für wen es passt und für wen nicht

Eine Prüfung von Microsoft 365 Copilot liegt nahe, wenn Ihr Unternehmen bereits passende Microsoft-365-Tarife nutzt und Mitarbeitende regelmäßig mit Inhalten arbeiten, für die ihre Zugriffsrechte geklärt sind. Entscheidend ist ein konkreter Anwendungsfall. Beschreiben Sie, welche Aufgabe unterstützt werden soll, welche Daten dafür benötigt werden und woran Sie im Pilot erkennen, ob der Einsatz für Ihr Team sinnvoll ist.

Ein breiter Einsatz ist dagegen verfrüht, wenn die vorhandenen Lizenzen ungeklärt sind, Freigaben nicht überprüft wurden oder niemand die Verwaltung übernimmt. Das gilt auch, wenn für einen geplanten Prozess feste Bearbeitungsschritte und verlässliche Übergaben zwischen Systemen nötig sind. Ein Chat-Assistent allein bildet solche Abläufe nicht automatisch ab. Trennen Sie deshalb die Entscheidung über Lizenzen von der Entscheidung über Prozessgestaltung.

Was ein Chat-Assistent nicht ersetzt

Ein Chat-Assistent kann Mitarbeitende bei einzelnen Aufgaben unterstützen. Wenn ein Vorgang jedoch nach festen Regeln Daten aus Ihren Systemen übernehmen, bearbeiten und weitergeben soll, benötigen Sie eine passende technische Umsetzung. Dafür kommen KI‑Automatisierung und KI‑Agenten in Betracht. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Schnittstellen, Zuständigkeiten und Freigaben ab. Versprechen für bestimmte Ergebnisse in KI‑Antworten lassen sich daraus nicht ableiten.

So führen Sie es sicher ein

1. Pilotgruppe festlegen: Wählen Sie einen begrenzten Kreis mit klar beschriebenen Aufgaben. Prüfen Sie vorher die passenden Lizenzen und die Zugriffsrechte der Beteiligten. Sammeln Sie im Pilot konkrete Fragen, Fehler und Situationen, in denen Ergebnisse überprüft werden müssen. 2. KI‑Richtlinie anwenden: Regeln Sie erlaubte Daten, zulässige Konten und den Umgang mit Ausgaben. Verweisen Sie dabei auf Ihre interne KI‑Richtlinie und benennen Sie eine zuständige Person für Rückfragen. Halten Sie auch fest, wann vertrauliche Inhalte nicht eingegeben werden dürfen. 3. Freigaben vor der Ausweitung prüfen: Lassen Sie Berechtigungen, Administrationsrechte und die erforderlichen Vertragsunterlagen prüfen. Entscheiden Sie erst danach, ob und für wen Sie den Zugang erweitern. Weitere praktische Fragen zur Einführung eines Assistenten behandelt der Beitrag ChatGPT im Unternehmen einführen.