Avtomatizacija · Uvedba ChatGPT for business: varna, urejena in koristna uvedba v podjetje

Zakaj je potrebna urejena uvedba

Če zaposleni delajo z osebnimi računi, se podatki strank, ponudbe ali kadrovske zadeve znajdejo v orodjih, nad katerimi podjetje nima nadzora. To zadeva varstvo podatkov in poslovne skrivnosti. Hkrati Akt o umetni inteligenci od vsakega podjetja, ki AI uporablja poklicno, zahteva ukrepe za pismenost zaposlenih na področju AI. Kdor uporabo prezre, ima torej hkrati dve nerešeni težavi.

Dobra novica: urejena uvedba ni velik projekt. Za večino malih in srednjih podjetij zadostujejo izbira orodja, pravilnik na nekaj straneh, ustrezni ukrepi za pismenost na področju AI in nekaj začetnih primerov uporabe. Kdor želi podporo, začne s svetovanjem o AI, pri katerem se določijo primeri uporabe in njihov vrstni red.

Ustrezen paket in ustrezno orodje

Za uporabo v podjetju izberite poslovni paket, ne osebnih računov. Pri tem bodite pozorni na naslednje:

• Upravljanje: Račune ustvarjajte centralno in jih odstranite, ko kdo zapusti podjetje.
• Uporaba podatkov: OpenAI navaja, da podatkov iz svojih poslovnih paketov privzeto ne uporablja za učenje. Kljub temu nastavitve preverite sami.
• Pogodba o obdelavi osebnih podatkov: Je pogoj, takoj ko se obdelujejo osebni podatki.
• Lokacija hrambe: Za določene pakete OpenAI zdaj ponuja hrambo podatkov v Evropi.
• Alternative: Kdor že dela z okoljem Microsoft 365, naj preveri tudi Microsoft 365 Copilot, ki lahko dostopa do Vaših dokumentov in e-poštnih sporočil.

Pravila: pravilnik o AI

Dober pravilnik o AI obsega le nekaj strani in odgovarja na vprašanja, ki si jih zaposleni postavljajo vsak dan:

• Katera orodja so odobrena in ali le z računom podjetja?
• Katere podatke je dovoljeno vnesti in katerih nikoli? Pomaga preprost semafor z zeleno, rumeno in rdečo barvo.
• Kdo preveri rezultate, preden gredo do strank ali se uporabijo pri odločitvah?
• Kdaj strankam razkrijemo uporabo AI?
• Na koga se zaposleni obrnejo ob vprašanjih ali napakah?

Pismenost na področju AI: kaj zahteva Art. 4 Akta o umetni inteligenci

Od 2. februarja 2025 morajo podjetja, ki uporabljajo AI, spodbujati pismenost svoje ekipe na področju AI. Z digitalnim omnibusom je bila obveznost julija 2026 prenovljena, ne odpravljena: zahtevani so resni in ustrezni ukrepi, prilagojeni predznanju in uporabi. Akt ne predpisuje določenega trajanja ali certifikata. Kateri ukrepi so smiselni, pojasnimo v prispevku o pismenosti na področju AI po Art. 4.

Dobro se obnese nekaj gradnikov: razumljive osnove o delovanju generativne AI in o tem, zakaj se lahko zmoti, praktične izkušnje z odobrenimi orodji pri nalogah iz vsakdanjega dela ter jasna pravila za podatke in preverjanje. Zabeležite, katere ukrepe ste izvedli in kdaj. Po nekaj tednih pomaga kratek pogovor, v katerem ekipa deli uspešne primere in tipične napake.

Primeri uporabe za začetek

Izberite tri do pet nalog, ki se pogosto pojavljajo in pri katerih je napake lahko opaziti:

1. Osnutki e-poštnih sporočil in odgovorov: Hitrejše oblikovanje besedila v več jezikih, s preverjanjem osebe, ki sporočilo pošlje.
2. Povzemanje besedil: Izluščenje bistva dolgih dokumentov, razpisov ali zapisnikov.
3. Priprava ponudb in besedil: Gradniki za ponudbe, zaposlitvene oglase ali besedila o izdelkih, ki jih dokonča človek.
4. Analiza podatkov: Analiza preglednic, iskanje posebnosti, predlogi grafikonov.
5. Odgovarjanje na interna vprašanja: Z lastnimi GPT-ji ali projekti, ki poznajo Vaše odobrene dokumente.

Pogoste napake pri uvajanju

• Licence brez načrta: Računi so razdeljeni, vendar nihče ne pokaže, za kaj naj se uporabljajo. Po nekaj tednih orodje uporabljajo le še navdušenci.
• Preveč prepovedi: Pravilnik, ki prepoveduje skoraj vse, uporabo potisne nazaj na osebne račune.
• Brez preverjanja rezultatov: Besedila in številke se pošljejo strankam brez preverjanja. Ena sama nerodna napaka povzroči več izgube zaupanja, kot AI prihrani časa.
• Brez odgovorne osebe: Brez osebe, ki zbira vprašanja, deli primere in prilagaja pravila, uvedba zastane.

Od klepeta do avtomatizacije

Po nekaj tednih se pokaže, katere naloge se ponavljajo. Tu se splača naslednji korak: namesto vsakokratnega kopiranja in lepljenja se proces avtomatizira, na primer z orodjem n8n ali prek vmesnika modelov. Iz dobrega poziva nastane stalen proces z odobritvijo. Več na strani Avtomatizacija procesov in v našem prispevku o agentih AI. Kot agencija za AI takšne procese izvedemo za Vas.