Automatyzacja · Wdrożenie ChatGPT dla firm: wdrożenie bezpieczne, z jasnymi zasadami i korzyściami

Dlaczego potrzebne jest uporządkowane wdrożenie

Gdy pracownicy korzystają z prywatnych kont, dane klientów, oferty lub sprawy kadrowe trafiają do narzędzi, nad którymi firma nie ma kontroli. Dotyczy to ochrony danych i tajemnic przedsiębiorstwa. Jednocześnie rozporządzenie w sprawie AI wymaga od każdej firmy wykorzystującej AI zawodowo działań na rzecz kompetencji pracowników w zakresie AI. Ignorowanie korzystania z AI pozostawia więc od razu dwa nierozwiązane problemy.

Dobra wiadomość: prawidłowe wdrożenie nie jest wielkim projektem. Większości małych i średnich firm wystarczy wybór narzędzia, kilkustronicowa polityka, odpowiednie działania na rzecz kompetencji w zakresie AI i kilka zastosowań na początek. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia, można zacząć od doradztwa AI, podczas którego ustalamy zastosowania i kolejność działań.

Odpowiedni plan i odpowiednie narzędzie

Do użytku w firmie warto wybrać plan biznesowy zamiast prywatnych kont. Należy przy tym zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Zarządzanie: centralne tworzenie kont i usuwanie ich, gdy ktoś odchodzi z firmy.
• Wykorzystanie danych: OpenAI podaje, że domyślnie nie wykorzystuje danych z planów biznesowych do trenowania modeli. Mimo to należy samodzielnie sprawdzić ustawienia.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych: jest niezbędna, gdy przetwarzane są dane osobowe.
• Miejsce przechowywania: w wybranych planach OpenAI oferuje już przechowywanie danych w Europie.
• Alternatywy: jeśli pracują już Państwo z Microsoft 365, warto sprawdzić również Microsoft 365 Copilot, który może uzyskiwać dostęp do Państwa dokumentów i e-maili.

Zasady: polityka AI

Dobra polityka AI mieści się na kilku stronach i odpowiada na pytania, które pracownicy zadają sobie codziennie:

• Które narzędzia są dopuszczone i czy tylko z kontem firmowym?
• Jakie dane można wprowadzać, a jakich nigdy? Pomaga prosty system oznaczeń: zielony, żółty i czerwony.
• Kto sprawdza wyniki, zanim trafią do klientów lub wpłyną na decyzje?
• Kiedy informuje się klientów o wykorzystaniu AI?
• Do kogo pracownicy zwracają się z pytaniami lub w przypadku błędów?

Kompetencje w zakresie AI: czego wymaga Art. 4 rozporządzenia w sprawie AI

Od 2 lutego 2025 firmy korzystające z AI muszą wspierać kompetencje swojego zespołu w zakresie AI. W lipcu 2026 Digital Omnibus zmienił brzmienie tego obowiązku, ale go nie zniósł: wymagane są rzeczywiste, odpowiednie działania dostosowane do dotychczasowej wiedzy i sposobu wykorzystania. Rozporządzenie nie narzuca określonego czasu trwania ani certyfikatu. Sensowne działania opisujemy w artykule o kompetencjach w zakresie AI zgodnie z Art. 4.

Sprawdza się kilka elementów: zrozumiałe podstawy działania generatywnej AI i powodów jej pomyłek, praktyczne doświadczenie z zatwierdzonymi narzędziami przy zadaniach z codziennej pracy oraz jasne zasady dotyczące danych i kontroli. Należy zapisywać, jakie działania zostały wdrożone i kiedy. Po kilku tygodniach pomaga krótka wymiana doświadczeń, podczas której zespół dzieli się udanymi przykładami i typowymi błędami.

Zastosowania na początek

Prosimy wybrać od trzech do pięciu zadań, które występują często i w których błędy łatwo zauważyć:

1. Przygotowywanie e-maili i odpowiedzi: szybsze pisanie w kilku językach, z kontrolą przez osobę wysyłającą.
2. Streszczanie tekstów: wyodrębnianie najważniejszych informacji z długich dokumentów, zapytań przetargowych lub protokołów.
3. Przygotowywanie ofert i tekstów: elementy ofert, ogłoszeń o pracę lub opisów produktów, które człowiek dopracowuje do końca.
4. Analiza danych: analizowanie tabel, znajdowanie nietypowych wartości i proponowanie wykresów.
5. Odpowiadanie na pytania wewnętrzne: za pomocą własnych GPT lub projektów znających Państwa zatwierdzone dokumenty.

Częste błędy przy wdrożeniu

• Licencje bez planu: konta są przydzielane, ale nikt nie pokazuje, do czego mają służyć. Po kilku tygodniach z narzędzia korzystają już tylko entuzjaści.
• Zbyt wiele zakazów: polityka, która zabrania niemal wszystkiego, sprawia, że użytkownicy wracają do prywatnych kont.
• Brak kontroli wyników: teksty i liczby trafiają do klientów bez sprawdzenia. Jeden kompromitujący błąd kosztuje więcej zaufania, niż AI oszczędza czasu.
• Brak osoby odpowiedzialnej: bez kogoś, kto zbiera pytania, dzieli się przykładami i aktualizuje zasady, wdrożenie traci impet i zamiera.

Od czatu do automatyzacji

Po kilku tygodniach widać, które zadania stale się powtarzają. Wtedy warto zrobić kolejny krok: zamiast za każdym razem kopiować i wklejać, automatyzuje się proces, na przykład narzędziem takim jak n8n lub przez interfejs modeli. Dobry prompt staje się stałym procesem z zatwierdzaniem. Więcej o automatyzacji procesów i w naszym artykule o agentach AI. Jako agencja AI wdrażamy dla Państwa takie procesy.