Automação · Adoção ChatGPT para empresas: adotar com segurança, regras e utilidade

Porque é necessária uma adoção organizada

Quando os colaboradores trabalham com contas pessoais, dados de clientes, propostas ou assuntos de recursos humanos acabam em ferramentas sobre as quais a empresa não tem controlo. Isto afeta a proteção de dados e os segredos comerciais. Ao mesmo tempo, o Regulamento da IA exige que todas as empresas que utilizam IA profissionalmente adotem medidas de literacia em IA para os seus trabalhadores. Ignorar a utilização deixa, portanto, dois problemas por resolver.

A boa notícia: uma adoção bem organizada não é um grande projeto. Para a maioria das pequenas e médias empresas, basta escolher a ferramenta, definir uma política em poucas páginas, adotar medidas adequadas de literacia em IA e selecionar alguns casos de utilização para começar. Quem pretende apoio pode começar com uma consultoria em IA que defina os casos de utilização e a ordem de implementação.

O plano e a ferramenta adequados

Para utilizar a ferramenta na empresa, deve optar por um plano empresarial, em vez de contas pessoais. Tenha em atenção os seguintes pontos:

• Gestão: criar contas de forma centralizada e removê-las quando alguém sai da empresa.
• Utilização dos dados: a OpenAI afirma que, por predefinição, não utiliza os dados dos seus planos empresariais para treino. Ainda assim, verifique as definições por sua conta.
• Contrato de subcontratação: é um requisito assim que sejam tratados dados pessoais.
• Local de armazenamento: a OpenAI já disponibiliza o armazenamento de dados na Europa para determinados planos.
• Alternativas: se a sua empresa já trabalha com Microsoft 365, avalie também o Microsoft 365 Copilot, que pode aceder aos seus documentos e emails.

Regras: a política de IA

Uma boa política de IA cabe em poucas páginas e responde às perguntas que os colaboradores fazem diariamente:

• Que ferramentas estão autorizadas e exigem uma conta empresarial?
• Que dados podem ser introduzidos e quais nunca podem? Um semáforo simples com verde, amarelo e vermelho ajuda.
• Quem verifica os resultados antes de serem enviados aos clientes ou utilizados em decisões?
• Quando é comunicada aos clientes a utilização de IA?
• A quem devem os colaboradores dirigir-se em caso de dúvidas ou erros?

Literacia em IA: o que exige o Art. 4 do Regulamento da IA

Desde 2 de fevereiro de 2025, as empresas que utilizam IA têm de promover a literacia em IA da sua equipa. Com o Digital Omnibus, a obrigação foi reformulada em julho de 2026, mas não foi eliminada: são exigidas medidas sérias e adequadas, ajustadas aos conhecimentos prévios e à utilização. O regulamento não impõe uma duração específica nem um certificado. O nosso artigo sobre literacia em IA segundo o Art. 4 explica que medidas fazem sentido.

Alguns elementos têm dado bons resultados: noções básicas compreensíveis sobre como funciona a IA generativa e porque pode errar, experiência prática com as ferramentas autorizadas em tarefas do dia a dia e regras claras sobre dados e verificação. Registe as medidas que implementou e quando o fez. Após algumas semanas, uma breve troca de experiências permite à equipa partilhar exemplos bem conseguidos e erros típicos.

Casos de utilização para começar

Escolha três a cinco tarefas frequentes em que seja fácil detetar erros:

1. Preparar emails e respostas: redigir mais depressa, em várias línguas, com verificação pela pessoa que envia.
2. Resumir textos: reduzir documentos longos, concursos ou atas ao essencial.
3. Preparar propostas e textos: criar blocos de texto para propostas, anúncios de emprego ou descrições de produtos, que uma pessoa finaliza.
4. Analisar dados: analisar tabelas, detetar anomalias e sugerir gráficos.
5. Responder a perguntas internas: com GPTs próprios ou projetos que conhecem os seus documentos autorizados.

Erros frequentes na adoção

• Licenças sem plano: são distribuídas contas, mas ninguém mostra para que servem. Ao fim de poucas semanas, só os entusiastas continuam a utilizar a ferramenta.
• Demasiadas proibições: uma política que proíbe quase tudo leva a utilização de volta às contas pessoais.
• Resultados sem verificação: textos e números são enviados aos clientes sem serem verificados. Um único erro embaraçoso custa mais confiança do que a IA poupa tempo.
• Ausência de responsável: sem uma pessoa que reúna dúvidas, partilhe exemplos e ajuste as regras, a adoção acaba por ficar pelo caminho.

Do chat à automação

Após algumas semanas, torna-se claro que tarefas se repetem. É aí que vale a pena dar o passo seguinte: em vez de copiar e colar de cada vez, automatiza-se o processo, por exemplo com uma ferramenta como o n8n ou através da interface dos modelos. Um bom prompt dá origem a um processo definido com aprovação. Saiba mais em automação de processos e no nosso artigo sobre agentes de IA. Enquanto agência de IA, implementamos estes processos para a sua empresa.