Αυτοματισμός · Εισαγωγή ChatGPT for business: ασφαλές, ρυθμισμένο και χρήσιμο

Γιατί είναι απαραίτητη μια τακτική εισαγωγή

Όταν οι εργαζόμενοι εργάζονται με ιδιωτικούς λογαριασμούς, τα δεδομένα πελατών, οι προσφορές ή τα θέματα ανθρώπινου δυναμικού καταλήγουν σε εργαλεία στα οποία η εταιρεία δεν έχει κανέναν έλεγχο. Αυτό αφορά την προστασία δεδομένων και τα εμπορικά μυστικά. Ταυτόχρονα, ο κανονισμός AI απαιτεί από κάθε εταιρεία που χρησιμοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη επαγγελματικά να λάβει μέτρα για τη βελτίωση των δεξιοτήτων AI των υπαλλήλων της. Αν αγνοήσετε τη χρήση, έχετε δύο ανοιχτά εργοτάξια.

Τα καλά νέα: Μια καθαρή εισαγωγή δεν είναι ένα μεγάλο έργο. Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες εταιρείες, μια απόφαση για το εργαλείο, μια κατευθυντήρια γραμμή σε λίγες σελίδες, κατάλληλα μέτρα για την ικανότητα τεχνητής νοημοσύνης και μερικές περιπτώσεις χρήσης αρκούν για να ξεκινήσετε. Εάν θέλετε υποστήριξη, ξεκινήστε με μία Συμβουλευτική τεχνητής νοημοσύνης, το οποίο καθορίζει περιπτώσεις χρήσης και σειρά.

Το σωστό τιμολόγιο και το σωστό εργαλείο

Για χρήση στην εταιρεία σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα επαγγελματικό τιμολόγιο, όχι ιδιωτικούς λογαριασμούς. Δώστε προσοχή σε αυτά τα σημεία:

• Διοίκηση: Δημιουργήστε λογαριασμούς κεντρικά και αφαιρέστε τους ξανά όταν κάποιος αποχωρήσει από την εταιρεία.
• Χρήση δεδομένων: Η OpenAI λέει ότι δεν χρησιμοποιεί δεδομένα από τα επιχειρηματικά της σχέδια για εκπαίδευση από προεπιλογή. Ελέγξτε μόνοι σας τις ρυθμίσεις.
• Σύμβαση για διεκπεραίωση παραγγελιών: Είναι απαίτηση μόλις υποβληθούν σε επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα.
• Τοποθεσία: Το OpenAI προσφέρει πλέον αποθήκευση δεδομένων στην Ευρώπη για ορισμένα τιμολόγια.
• Εναλλακτικές: Εάν εργάζεστε με το Microsoft 365 ούτως ή άλλως, θα πρέπει επίσης να ελέγξετε το Microsoft 365 Copilot, το οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση στα έγγραφα και τα email σας.

Κανόνες: η πολιτική AI

Ένα καλό Πολιτική AI χωράει σε λίγες μόνο σελίδες και απαντά στις ερωτήσεις που κάνουν καθημερινά οι εργαζόμενοι στον εαυτό τους:

• Ποια εργαλεία κυκλοφορούν και μόνο με εταιρικό λογαριασμό;
• Ποια δεδομένα επιτρέπονται και ποια ποτέ; Ένα απλό φανάρι από πράσινο, κίτρινο και κόκκινο βοηθά.
• Ποιος ελέγχει τα αποτελέσματα προτού σταλούν σε πελάτες ή ενσωματωθούν σε αποφάσεις;
• Πότε θα γνωστοποιηθεί στους πελάτες η χρήση AI;
• Με ποιον επικοινωνούν οι εργαζόμενοι εάν έχουν ερωτήσεις ή λάθη;

Αρμοδιότητα τεχνητής νοημοσύνης: τι απαιτεί το άρθρο 4 του κανονισμού για την τεχνητή νοημοσύνη

Από τις 2 Φεβρουαρίου 2025, οι εταιρείες που χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη πρέπει να προωθούν την ικανότητα AI της ομάδας τους. Με το ψηφιακό omnibus, η υποχρέωση αναθεωρήθηκε τον Ιούλιο του 2026, αλλά δεν καταργήθηκε: απαιτούνται σοβαρά, κατάλληλα μέτρα, προσαρμοσμένα στην προηγούμενη γνώση και δέσμευση. Ο κανονισμός δεν ορίζει συγκεκριμένη διάρκεια ή πιστοποιητικό. Ποια μέτρα έχουν νόημα μπορείτε να τα βρείτε στο άρθρο μας Αρμοδιότητα AI σύμφωνα με το άρθρο. 4.

Μερικά δομικά στοιχεία έχουν αποδειχθεί επιτυχημένα: κατανοητά βασικά στοιχεία για το πώς λειτουργεί η γενετική τεχνητή νοημοσύνη και γιατί μπορεί να είναι λανθασμένη, πρακτική εμπειρία με τα διαθέσιμα εργαλεία σε εργασίες από την καθημερινή σας ζωή και σαφείς κανόνες για δεδομένα και δοκιμές. Καταγράψτε ποια μέτρα εφαρμόσατε και πότε. Μετά από μερικές εβδομάδες, μια σύντομη ανταλλαγή στην οποία η ομάδα μοιράζεται επιτυχημένα παραδείγματα και τυπικά λάθη βοηθά.

Περιπτώσεις χρήσης έναρξης

Επιλέξτε τρεις έως πέντε εργασίες που εμφανίζονται συχνά και όπου τα σφάλματα είναι εύκολο να παρατηρηθούν:

1. Σχεδιάστε email και απαντήσεις: διατυπώστε πιο γρήγορα, σε πολλές γλώσσες, με επαλήθευση από το άτομο που στέλνει.
2. Συνοψίστε τα κείμενα: Φέρτε μεγάλα έγγραφα, προσφορές ή πρωτόκολλα στα βασικά.
3. Ετοιμάστε προσφορές και κείμενα: Δομικά στοιχεία για προσφορές, διαφημίσεις εργασίας ή κείμενα προϊόντων που συμπληρώνει ένα άτομο.
4. Αξιολόγηση δεδομένων: Αξιολογήστε πίνακες, βρείτε ανωμαλίες, προτείνετε διαγράμματα.
5. Απαντήστε σε εσωτερικές ερωτήσεις: με τα δικά σας GPT ή έργα που γνωρίζουν τα έγγραφά σας που κυκλοφόρησαν.

Συνήθη λάθη κατά την εφαρμογή

• Άδειες χωρίς σχέδιο: Οι λογαριασμοί διανέμονται, αλλά κανείς δεν δείχνει για ποιο σκοπό. Μετά από μερικές εβδομάδες, μόνο οι ενθουσιώδεις χρησιμοποιούν το εργαλείο.
• Πάρα πολλές απαγορεύσεις: Μια πολιτική που απαγορεύει σχεδόν τα πάντα οδηγεί τη χρήση πίσω στους ιδιωτικούς λογαριασμούς.
• Χωρίς έλεγχο των αποτελεσμάτων: Τα κείμενα και οι αριθμοί αποστέλλονται στους πελάτες χωρίς έλεγχο. Ένα μόνο ενοχλητικό λάθος κοστίζει περισσότερη εμπιστοσύνη από ό,τι η τεχνητή νοημοσύνη εξοικονομεί χρόνο.
• Κανένας υπεύθυνος: Χωρίς άτομο που να συλλέγει ερωτήσεις, να μοιράζεται παραδείγματα και να προσαρμόζει τους κανόνες, η διάθεση πέφτει σταθερή.

Από τη συνομιλία στον αυτοματισμό

Μετά από μερικές εβδομάδες, θα δείτε ποιες εργασίες συνεχίζουν να επαναλαμβάνονται. Το επόμενο βήμα αξίζει τον κόπο: Αντί να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση κάθε φορά, η διαδικασία αυτοματοποιείται, για παράδειγμα με ένα εργαλείο όπως το n8n ή μέσω της διεπαφής μοντέλου. Μια καλή προτροπή γίνεται σταθερή διαδικασία με έγκριση. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Αυτοματοποίηση διαδικασιών και στην ανάρτησή μας για πράκτορες AI. Όπως Οργανισμός AI εφαρμόζουμε τέτοιες διαδικασίες για εσάς.