Automatizācija · Ieviešana ChatGPT for business: droši, regulēti un noderīgi

Kāpēc ir nepieciešams sakārtots ievads

Kad darbinieki strādā ar privātiem kontiem, klientu dati, piedāvājumi vai personāla problēmas nonāk rīkos, kurus uzņēmums nevar kontrolēt. Tas attiecas uz datu aizsardzību un komercnoslēpumiem. Tajā pašā laikā AI regula nosaka, ka katram uzņēmumam, kas profesionāli izmanto AI, jāveic pasākumi, lai uzlabotu savu darbinieku AI prasmes. Ja jūs ignorējat izmantošanu, jums ir divas atvērtas būvlaukumi.

Labās ziņas: tīrs ievads nav liels projekts. Lielākajai daļai mazo un vidējo uzņēmumu, lai sāktu darbu, pietiek ar lēmumu par rīku, vadlīnijām uz dažām lapām, piemērotiem AI kompetences pasākumiem un dažiem lietošanas gadījumiem. Ja vēlaties atbalstu, sāciet ar vienu AI konsultācijas, kurā norādīti lietošanas gadījumi un secība.

Pareizs tarifs un pareizais instruments

Lai izmantotu jūsu uzņēmumā, jums vajadzētu izmantot biznesa tarifu, nevis privātos kontus. Pievērsiet uzmanību šiem punktiem:

• Administrācija: Izveidojiet kontus centralizēti un noņemiet tos vēlreiz, kad kāds pamet uzņēmumu.
• Datu lietojums: OpenAI saka, ka tā pēc noklusējuma neizmanto datus no saviem biznesa plāniem apmācībām. Jebkurā gadījumā pārbaudiet iestatījumus pats.
• Līgums par pasūtījuma apstrādi: Tā ir prasība, tiklīdz tiek apstrādāti personas dati.
• Atrašanās vieta: OpenAI tagad piedāvā datu glabāšanu Eiropā par noteiktiem tarifiem.
• Alternatīvas: Ja tik un tā strādājat ar Microsoft 365, pārbaudiet arī Microsoft 365 Copilot, kas var piekļūt jūsu dokumentiem un e-pastiem.

Noteikumi: AI politika

Labs AI politika iekļaujas tikai dažās lappusēs un atbild uz jautājumiem, ko darbinieki sev uzdod katru dienu:

• Kādi rīki tiek izlaisti un tikai ar uzņēmuma kontu?
• Kādi dati ir atļauti un kuri nekad? Palīdz vienkāršs luksofors, kas izgatavots no zaļas, dzeltenas un sarkanas krāsas.
• Kurš pārbauda rezultātus, pirms tie tiek nosūtīti klientiem vai iekļauti lēmumos?
• Kad klientiem tiks atklāts AI lietojums?
• Ar ko darbinieki sazinās, ja viņiem ir jautājumi vai kļūdas?

AI kompetence: ko pieprasa AI regulas 4. pants

Kopš 2025. gada 2. februāra uzņēmumiem, kas izmanto AI, ir jāveicina savas komandas AI kompetence. Izmantojot digitālo omnibusu, pienākums tika pārskatīts 2026. gada jūlijā, taču tas netika atcelts: ir nepieciešami nopietni, atbilstoši pasākumi, kas pielāgoti iepriekšējām zināšanām un saistībām. Noteikumos nav noteikts konkrēts ilgums vai sertifikāts. Kuriem pasākumiem ir jēga, var uzzināt mūsu rakstā AI kompetence saskaņā ar Art. 4.

Daži elementi ir izrādījušies veiksmīgi: saprotami pamati par to, kā darbojas ģeneratīvais AI un kāpēc tas var būt nepareizi, praktiska pieredze ar izlaistajiem rīkiem ikdienas uzdevumiem un skaidri datu un testēšanas noteikumi. Pierakstiet, kurus pasākumus īstenojāt un kad. Pēc dažām nedēļām palīdz īsa apmaiņa, kurā komanda dalās ar veiksmīgiem piemēriem un tipiskām kļūdām.

Lietošanas gadījumu sākšana

Izvēlieties trīs līdz piecus uzdevumus, kas notiek bieži un kuros ir viegli pamanīt kļūdas:

1. Noformējiet e-pastus un atbildes: noformulēt ātrāk vairākās valodās, sūtītājai veicot pārbaudi.
2. Apkopojiet tekstus: Nodrošiniet garus dokumentus, piedāvājumus vai protokolus.
3. Sagatavojiet piedāvājumus un tekstus: Celtniecības bloki piedāvājumiem, darba sludinājumiem vai produktu tekstiem, ko cilvēks pabeidz.
4. Novērtējiet datus: Novērtējiet tabulas, atrodiet novirzes, iesakiet diagrammas.
5. Atbildiet uz iekšējiem jautājumiem: ar saviem GPT vai projektiem, kas zina jūsu izdotos dokumentus.

Biežas kļūdas ieviešanas laikā

• Licences bez plāna: Konti tiek sadalīti, bet neviens nerāda, par ko. Pēc dažām nedēļām rīku izmanto tikai entuziasma pilnie.
• Pārāk daudz aizliegumu: Politika, kas aizliedz gandrīz visu, novirza lietojumu atpakaļ uz privātajiem kontiem.
• Nav rezultātu pārbaudes: Īsziņas un numuri tiek nosūtīti klientiem bez pārbaudes. Viena apkaunojoša kļūda maksā vairāk uzticības nekā AI ietaupa laiku.
• Nav atbildīgas personas: Ja nav personas, kas apkopo jautājumus, dalās ar piemēriem un pielāgo noteikumus, izlaišana neizdodas.

No tērzēšanas līdz automatizācijai

Pēc dažām nedēļām jūs redzēsiet, kuri uzdevumi atkārtojas. Nākamais solis ir tā vērts: tā vietā, lai katru reizi kopētu un ielīmētu, process tiek automatizēts, piemēram, izmantojot tādu rīku kā n8n vai modeļa saskarni. Laba uzvedne kļūst par fiksētu procesu ar apstiprinājumu. Vairāk par to zemāk Procesu automatizācija un mūsu ierakstā par AI aģenti. Kā AI aģentūra mēs īstenojam šādus procesus jūsu vietā.